So gründen Sie erfolgreich eine GmbH: Kosten – Kapital – Ablauf

1. Fünf Tipps zur GmbH-Gründung

Die folgenden Tipps werden Gründern bei der Umsetzung ihres Vorhabens helfen:

Tipp 1: Kapital – Nicht nur Geld kann Einlage sein

Für die Gründung einer GmbH müssen grundsätzlich 25.000 € als sogenanntes Stammkapital aufgebracht werden. Das Gesetz sieht dabei in der Regel eine Einzahlung des Kapitals in bar vor. So weit, so bekannt.

Man kann das Stammkapital aber auch im Wege einer sogenannten Sacheinlage einbringen. Gründer dürfen hier kreativ werden: Als Sacheinlage können beispielsweise Grundstücke, Fahrzeuge, ein anderes Unternehmen oder Urheberrechte dienen.

Gegenstand der Sacheinlage und der Nennbetrag des Geschäftsanteils, auf den sich die Sacheinlage bezieht, müssen im Gesellschaftsvertrag festgehalten werden (§ 5 Abs. 4 S. 1 GmbHG).

Über die Sachgründung ist außerdem ein sog. Sachgründungsbericht mit folgenden Pflichtangaben zu verfassen:

• Aussagen zum Wert (mit Begründung), Angaben zum Zustand und zum Nutzen für die Gesellschaft
• Jahresergebnisse der letzten beiden Geschäftsjahre, wenn ein Unternehmen eingebracht wird

Der Sachgründungsbericht ist der Anmeldung der GmbH zum Handelsregister beizufügen.

Neben dem Sachgründungsbericht sind bei Anmeldung der Gesellschaft die Verträge beizufügen, die der Sacheinlage zu Grunde liegen (z.B. Gesellschaftsverträge des eingebrachten Unternehmens). Außerdem ist ein Werthaltigkeitsnachweis über den Wert der Sacheinlage vorzulegen (z.B. Wertgutachten über Immobilie, Unternehmensbewertung).

Gründer sollten streng darauf achten, dass die Sacheinlage tatsächlich dem angegebenen Wert entspricht. Wurde der Wert der Sacheinlage zu hoch angesetzt, haften die Gesellschafter für den Fehlbetrag persönlich und müssen also Geld nachschießen. Darüber hinaus kann das Registergericht die Eintragung der Gesellschaft ablehnen.

Tipp 2: 12.500 € genügen (zunächst)

Wem eine Sachgründung zu aufwendig ist, muss auch bei begrenzten Mitteln trotzdem nicht zwingend auf die Gründung einer GmbH verzichten. Denn Gründer müssen nicht bereits mit der Anmeldung das volle Stammkapital aufbringen. Es reicht vielmehr aus, mit der Anmeldung ein Viertel des jeweiligen Geschäftsanteils einzuzahlen (insgesamt mindestens jedoch 12.500 €).

Beispiele:

• A und B gründen eine GmbH. Jedem der beiden steht ein Geschäftsanteil von 50% zu. Insgesamt soll das Stammkapital auf 25.000 € lauten. Es genügt, wenn A und B am Tag der Anmeldung jeweils 6.250 € eingezahlt haben.
• Soll das Stammkapital 200.000 € betragen, müssen beide jeweils ein Viertel ihres jeweiligen Anteils am Stammkapital erbracht haben. Dies sind 25.000 €.

Wann die restliche Einlage eingezahlt wird, ist grundsätzlich Sache der Geschäftsführung. Diese können die Restzahlung von den Gesellschaftern einfordern.

Tipp 3: Mit dem Gesellschaftsvertrag Konflikten vorbeugen

Der Gesellschaftsvertrag ist das wichtigste Vertragsdokument der Gesellschaft. Er bedarf der notariellen Beurkundung und muss von allen Gesellschaftern unterzeichnet werden.

Das GmbH-Gesetz sieht für den Gesellschaftsvertrag einen überschaubaren Mindestinhalt vor:

• Firma und Sitz der Gesellschaft
• Gegenstand des Unternehmens (Beschreibung des Geschäftsfeldes)
• Betrag des Stammkapitals
• Zahl und Nennbeträge der Geschäftsanteile, die jeder Gesellschafter gegen Einlage auf das Stammkapital übernimmt

Darüber hinaus empfehlen wir, weitere Regelungen in den Gesellschaftsvertrag aufzunehmen, denn mithilfe klarer Vereinbarungen können Konflikte bereits im Keim erstickt werden.

Zu den wichtigsten Ergänzungen zählen z.B.:

• Regelung über die Veräußerung von Geschäftsanteilen (z.B. Vinkulierungsklausel, d.h. Veräußerung der GmbH-Anteile nur mit Zustimmung der Gesellschafter)
• Regelung für den Todesfall eines Gesellschafters (Geschäftsanteile sind vererblich)
• Wettbewerbsklausel/Wettbewerbsverbot
• Kündigungsregelung
• Einziehungsrechte (Ausschluss eines Gesellschafters aus wichtigem Grund)
• Abfindungsklausel
• Dead-Lock-Klausel (d.h. Schiedsklausel zur Vermeidung von Patt-Situationen in der Gesellschafterversammlung)

Welche Ergänzungen aufzunehmen sind, hängt von den konkreten Umständen und Zielen der Gesellschaft ab. Wir beraten Gründer gerne dabei, die für sie wichtigsten Regelungen auszugestalten.

Tipp 4: Bis zur Eintragung der GmbH warten

Unternehmensgründer wollen in der Regel sofort mit der Aufnahme der Geschäfte beginnen. Eine zu frühe Aufnahme der Geschäftstätigkeit kann allerdings mit Risiken verbunden sein, denn die Haftungsbeschränkung der GmbH gilt erst mit ordnungsgemäßer Eintragung in das Handelsregister vollumfänglich.

Im Wesentlichen sind zwei Gründungsphasen zu unterscheiden:

1. Gründungsentschluss und noch kein Gesellschaftsvertrag

Mit dem Entschluss zur Gründung einer GmbH entsteht zwischen den Mitgründern meist bereits eine sog. Vorgründungsgesellschaft in der Form einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR). In dieser Phase haften die Gründer als „Gründungsentschlossene“ persönlich und unmittelbar für bereits getätigte Geschäfte.

2. Notariell beurkundeter Gesellschaftsvertrag

Mit Abschluss des notariellen Gesellschaftsvertrages entsteht sodann die sog. Vor-GmbH. Die GmbH ist zu diesem Zeitpunkt bereits errichtet, aber noch nicht „fertig gegründet“. Die Vor-GmbH haftet selbst mit ihrem Vermögen für ihre Verbindlichkeiten.

Reicht das Gesellschaftsvermögen allerdings nicht aus, können auch die Gründer für alle Verluste der Vor-GmbH herangezogen werden (sog. Verlustdeckungshaftung). Voraussetzung ist lediglich, dass sie der Aufnahme der Geschäftstätigkeit noch vor der abgeschlossenen GmbH-Gründung zugestimmt haben.

Tipp 5: Kosten – Nicht am falschen Ende sparen

Eine GmbH-Gründung ist stets mit Kosten verbunden. Dazu gehören im Wesentlichen

• die Kosten des Notars,
• Beratungskosten des Rechtsanwalts,
• die Gebühren des Registergerichts und
• ggf. Bewertungskosten bei Sacheinlagen.

Die Notar- und Rechtsanwaltskosten lassen sich grundsätzlich im vereinfachten Gründungsverfahren durch Verwendung des Musterprotokolls reduzieren (Anlage zu § 2 Abs. 1a GmbHG). Wer langfristig ein gutes Geschäft führen will, sollte davon allerdings Abstand nehmen, denn das Musterprotokoll ist auf den gesetzlichen Mindestinhalt des Gesellschaftsvertrages beschränkt. Wesentliche und unverzichtbare Regelungen sind darin also nicht enthalten. Im Fall von Konflikten sind Gründer damit nicht für eine schnelle Streitbeilegung gerüstet. Die Kosten eines daraus folgenden Rechtsstreits übertreffen aber die Kosten einer gewissenhaften und zukunftsgerichteten Gründung bei weitem.

Eine Gründung im vereinfachten Verfahren per Mustervertrag ist ohnehin nur möglich, wenn die Gesellschaft höchstens drei Gesellschafter und einen Geschäftsführer hat.

Im Gesellschaftsvertrag kann ein Teil der Gründungskosten der GmbH selbst auferlegt werden (ca. 10 %). Die übrigen Kosten der Gründung müssen die Gesellschafter tragen.

2. Ablauf und Voraussetzungen einer GmbH-Gründung in fünf Schritten

Jede Gründung einer GmbH läuft anders ab. Folgende Schritte sind aber in jedem Fall erforderlich:

1. Der Entschluss zur Gründung

Die GmbH-Gründung beginnt mit dem Gründungsentschluss. Sind daran mehrere Personen beteiligt, entsteht zwischen ihnen bereits jetzt eine Vorgründungsgesellschaft in der Form einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts. Allerdings kann auch ein einzelner Gesellschafter eine GmbH gründen. Selbst eine GmbH könnte eine neue GmbH schaffen.

2. Gestaltung des Gesellschaftsvertrags

Die Gründer entwerfen anschließend einen Gesellschaftsvertrag, der auf ihr Vorhaben zugeschnitten ist. Dies gelingt am ehesten mit Unterstützung eines erfahrenen Anwalts für Gesellschaftsrecht.

3. Notarielle Beurkundung

Der Gesellschaftsvertrag wird anschließend vom Notar beurkundet. Die GmbH ist damit errichtet, aber noch nicht gegründet (Vor-GmbH).

4. Einbringung der Geschäftsanteile & Bestellung der Geschäftsführer

Bevor die Gesellschaft zum Handelsregister angemeldet werden kann, sind mindestens 25% des Nennbetrages jedes einzelnen Geschäftsanteils und alle Sacheinlagen vollständig an die Gesellschaft zu leisten. Daneben werden die Geschäftsführer der Gesellschaft bestellt (§ 6 GmbHG). Dies kann auch bereits im Gesellschaftsvertrag erfolgen.

Sofern Sacheinlagen eingebracht werden sollen, bedarf es eines Sachgründungsberichts.

5. Eintragung der GmbH

Nach Abschluss aller erforderlichen Handlungen wird die Gesellschaft zur Eintragung in das Handelsregister beim zuständigen Amtsgericht (Registergericht) angemeldet. Der Anmeldung sind folgende Unterlagen beizufügen:

• Gesellschaftsvertrag
• Legitimation der Geschäftsführer (falls Bestellung nicht im Gesellschaftsvertrag erfolgt ist)
• Gesellschafterliste (von den Anmeldenden unterschrieben)
• Versicherung, dass die Einlagen zur freien Verfügbarkeit der Geschäftsführer geleistet wurden
• Versicherung der Geschäftsführer über persönliche Voraussetzungen der Geschäftsführerbestellung
• Angaben zur inländischen Geschäftsanschrift und Art und Umfang der Vertretungsbefugnis der Geschäftsführer
• Ggf. Verträge zu den Sacheinlagen und der Sachgründungsbericht
• Ggf. Werthaltigkeitsnachweise bei Sacheinlagen

Wurden alle erforderlichen Handlungen ordnungsgemäß vorgenommen und alle erforderlichen Unterlagen zum Handelsregister eingereicht, wird die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen. Sie ist mit Eintragung gegründet. Ab diesem Zeitpunkt gilt auch die Haftungsbeschränkung der GmbH.