I. Was bedeutet Scheinselbständigkeit?

Die Thematik der Scheinselbständigkeit betrifft viele Rechtsgebiete (z.B. Arbeitsrecht, Sozialrecht, Steuerrecht). Eine gebietsübergreifende Definition des Begriffs existiert allerdings nicht. Rechtsfragen müssen somit stets für jeden Bereich gesondert beantwortet werden.

Der Sache nach geht es bei der Scheinselbständigkeit vor allem darum, dass ein Erwerbstätiger nach außen hin wie ein Selbständiger auftritt, obwohl seine Tätigkeit in Wahrheit als abhängige Beschäftigung einzuordnen ist. Der Scheinselbständige geht also mit anderen Worten einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung nach und versteckt diese Pflicht hinter dem Schein der Selbständigkeit.

Die Scheinselbständigkeit bewegt sich somit immer im Spannungsverhältnis zwischen selbständiger und unselbständiger (=abhängiger) Beschäftigung. Wie die beiden Begriffe voneinander abzugrenzen sind, kann im Einzelfall schwierig sein. Die Übergänge sind nicht selten fließend. Wichtig ist vor allem zu wissen, was sich jeweils hinter den beiden Bezeichnungen verbirgt:

1.1 Selbständige Beschäftigung

Eine selbständige Beschäftigung zeichnet sich unter anderem dadurch aus, dass die Tätigkeit frei gestaltet werden kann. Auch die Arbeitszeiten lassen sich eigenständig bestimmen. Ein Selbständiger kann seine Arbeitskraft nach eigenem Ermessen einsetzen und genießt weitreichende unternehmerische Freiheiten. Zum Beispiel kann er frei darüber entscheiden, zu welchen Konditionen er seine Leistungen anbietet oder ob er Mitarbeiter einstellt, die ihn bei seinen Aufträgen unterstützen. Im Gegenzug zu diesen Freiheiten trägt der Selbständige auch das unternehmerische Risiko.

1.2 Unselbständige Beschäftigung

Abhängig Beschäftigte bzw. Arbeitnehmer unterscheiden sich von Selbständigen vor allem durch den hohen Grad der persönlichen und wirtschaftlichen Abhängigkeit bei der Erledigung der jeweiligen Arbeitsleitungen. So ist der Beschäftigte zumeist weisungsgebunden und unterliegt einem Direktionsrecht. Auch ist er in eine feste Arbeitsorganisation integriert und muss seine Aufgaben im Rahmen bestimmter Vorgaben erledigen (z.B. hinsichtlich Inhalt, Zeit, Dauer oder Ort). Das unternehmerische Risiko verbleibt dabei bei seinem Arbeitgeber.

1.3 Auf die tatsächlichen Verhältnisse kommt es an

Ob eine Scheinselbständigkeit im genannten Sinne vorliegt, richtet sich vor allem danach, wie sich das tatsächliche Handeln der Beteiligten nach außen hin darstellt. Entscheidend sind also die tatsächlichen Verhältnisse, wobei rein formale Merkmale (z.B. Gewerbeanmeldung, Eintragung im Handelsregister, keine Personalakte usw.) meist keine Rolle spielen. Auch lassen sich die Risiken der Scheinselbständigkeit (z.B. Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen) nicht vollständig auf den Auftragnehmer abwälzen. Entsprechende Absprachen sind in aller Regel unwirksam oder entfalten gegenüber Dritten bzw. Behörden keine Wirkung.

Hinweis: Auch eine anfänglich tatsächlich selbständige Tätigkeit kann im Laufe der Zeit in das Stadium der Scheinselbständigkeit übergehen. Auftraggeber und Auftragnehmer tun daher gut daran, in regelmäßigen Abständen den jeweiligen Status zu überprüfen.

1.4 Scheinselbständigkeit vermeiden

Um dem Vorwurf der Scheinselbständigkeit zu begegnen, sollten Auftragnehmer daher am besten auch nach außen hin deutlich machen, dass sie unabhängig von ihrem Auftraggeber agieren.

Folgende Beispiele bieten eine Orientierung:

  • Nutzung eigener Arbeitsräume
  • Arbeit für mehrere Auftraggeber
  • Verwendung eigenen Equipments
  • Aufbau eigener Marketingstrukturen (z.B. Website, Social Media)
  • Abschluss einer Berufshaftpflichtversicherung

Auch Auftraggeber können dazu einen Beitrag leisten, indem sie etwa keine festen Arbeitszeiten verlangen, die Auftragnehmer nicht zu regelmäßigen Berichten auffordern oder Auftragnehmer zu Fortbildungsveranstaltungen o.Ä. einladen.

2. Wie lässt sich rechtsverbindlich feststellen, ob eine Scheinselbständigkeit vorliegt?

Es bestehen unterschiedliche Möglichkeiten, um die Frage der Scheinselbständigkeit rechtsverbindlich klären zu lassen. Dabei muss vor allem zwischen den Bereichen des Sozial-, Arbeits- und Steuerrechts unterschieden werden:

  • Im Sozialrecht hat der Gesetzgeber das sog. Statusfeststellungsverfahren eingerichtet. Zuständig dafür ist die Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung. Durch das Verfahren sollen sich die Beteiligten Rechtssicherheit darüber verschaffen können, ob bei der Ausübung einer konkreten Erwerbstätigkeit eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung oder eine selbständige Tätigkeit vorliegt. Die entsprechende Statusanfrage kann jeder Beteiligte stellen. Eine vorherige Abstimmung ist nicht erforderlich. Der Antrag ist schriftlich zu stellen. Nach Abschluss des Verfahrens erteilt die Deutsche Rentenversicherung einen Bescheid.
  • Im Arbeitsrecht kann die Feststellung eines Arbeitsverhältnisses durch eine entsprechende Klage vor einem Arbeitsgericht erfolgen.
Hinweis: Stellt die Clearingstelle eine sozialversicherungspflichtige Tätigkeit fest, so hat dies nicht zwingend zur Folge, dass auch das Arbeitsgericht zum selben Ergebnis kommt. Die Erfolgsaussichten der Klage sind von den sozialrechtlichen Feststellungen unabhängig.
  • In steuerrechtlichen Angelegenheiten besteht die Möglichkeit, beim zuständigen Finanzamt (Betriebsstättenfinanzamt) auf Anfrage eine verbindliche Auskunft darüber einzuholen, ob und inwieweit im Einzelfall Lohnsteuervorschriften anzuwenden sind (sog. „Anrufungsauskunft“).
Achtung: Sollten Sie vor der Frage stehen, den Status der Beschäftigung rechtsverbindlich klären zu lassen, so sollten Sie sich vorher unbedingt – z.B. von einem Fachanwalt für Steuerrecht – beraten lassen. Rechtsverbindliche Feststellungen lassen sich unter Umständen im Nachhinein nur schwer korrigieren.

3. Folgen der Scheinselbständigkeit

Stellt sich heraus, dass ein Auftragnehmer nur scheinbar selbständig beschäftigt war, so kann dies für alle Beteiligten weitreichende Konsequenzen haben:

3.1 Folgen für den vermeintlichen Auftraggeber

Aus arbeitsrechtlicher Sicht sind im Falle der Scheinselbständigkeit die vertraglichen Beziehungen zwischen den Beteiligten von Anfang an in vollem Umfang wie ein Arbeitsverhältnis zu werten.  Sämtliche Vorschriften zum Schutz von Arbeitnehmern finden daher Anwendung und können eingefordert werden (z.B. Recht auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, Recht auf bezahlten Erholungsurlaub, Kündigungsschutz, Mutterschutz usw.).

Außerdem muss der Auftrag- bzw. Arbeitgeber die in der Vergangenheit angefallenen und nicht abgeführten Sozialversicherungsbeiträge an die Krankenkasse nachentrichten. Der Zeitraum der Nachentrichtungspflicht kann – entsprechend der Verjährungsfrist – bis vier und bei vorsätzlichem Vorenthalten der Beträge sogar bis zu 30 Jahre betragen! Je nach Dauer der Tätigkeit können dabei beträchtliche Summen entstehen.

Darüber hinaus stellt das vorsätzliche Nichtabführen von Sozialversicherungsbeiträgen eine Straftat dar und kann mit einer empfindlichen Geldstrafe oder mit Freiheitsstrafe von bis zu 5 Jahren geahndet werden.

Schließlich birgt die Scheinselbständigkeit auch steuerrechtliche Risiken. Arbeitgeber sind nach dem Gesetz dazu verpflichtet, die auf den Arbeitslohn entfallende Lohnsteuer an das Finanzamt abzuführen. Dieses kann daher vom Arbeitgeber ausstehende Beträge nachträglich einfordern. Handelt der vermeintliche Auftraggeber überdies vorsätzlich, macht er sich ggf. wegen Steuerhinterziehung strafbar.

3.2 Folgen für den vermeintlichen Auftragnehmer

Da selbständig Tätige meist eine höhere Bezahlung verlangen können als Angestellte, sind Arbeitgeber nicht selten darum bemüht, sich das zu viel Gezahlte zurückzuholen. Dass solche Forderungen nicht unberechtigt sind, hat das Bundesarbeitsgericht erst kürzlich entschieden und dem Kläger eine beträchtliche Summe (über 112.000,00 Euro zzgl. Zinsen) zugesprochen (vgl. Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 26. Juni 2019 – Az. 5 AZR 178/18).

Außerdem kann das nachträgliche Bekanntwerden einer Scheinselbständigkeit unter Umständen dazu führen, dass der Auftragnehmer in seinen Rechnungen zu Unrecht die Umsatzsteuer ausgewiesen hat. Diese kann der Auftraggeber dann zurückfordern. 

4. Kriterien einer Scheinselbständigkeit

Hier exemplarisch einige Anhaltspunkte, die für das Vorliegen von Scheinselbständigkeit sprechen können:

  • Der Auftragnehmer verlangt ein vergleichsweise geringes Entgelt. Da ein Selbständiger viele Kosten selbst zu tragen hat (Kranken- und Pflegeversicherung, Buchhaltung, Reisekosten, Urlaub, Fortbildungen usw.), sollten sich diese Kosten in aller Regel auch im Lohn niederschlagen. Auch ein festes Gehalt, das den Arbeitsaufwand unberücksichtigt lässt, deutet auf einen Arbeitnehmerstatus hin.
  • Die ausgeführten Leistungen finden überwiegend in den Räumlichkeiten des Auftraggebers statt, ohne dass dies zwingend notwendig ist.
  • Der Auftragnehmer verfügt über einen kleinen Kreis an Auftraggebern und wird für diese über lange Zeiträume hinweg oder in sehr regelmäßigen Abständen wiederholt tätig.
  • Der Auftragnehmer tritt durch Außenwerbung nicht am Markt in Erscheinung.
  • Der Auftraggeber bindet seine Auftragnehmer eng in die Arbeitsplanung mit ein und der Auftragnehmer wiederum orientiert sich daran (z.B. Absprachen von Urlaubszeiten, Einführung von Berichtspflichten, Führen von „Dienstplänen“).
Achtung: Keines der genannten Kriterien ist ein eindeutiger Beleg für das Vorliegen von Scheinselbständigkeit. Sie sollen lediglich einen Eindruck vermitteln. Entscheidend ist immer das Gesamtbild.

5. Fazit

  • Um eine Scheinselbständigkeit zu vermeiden, müssen in erster Linie die Kriterien zur Abgrenzung von Selbständigkeit und abhängiger Beschäftigung beachtet werden.
  • Die Abgrenzungskriterien sollten immer in ihrer Gesamtheit gesehen werden und bedürfen von Zeit zu Zeit einer Überprüfung.
  • Die Einstufung einer Tätigkeit als Scheinselbständigkeit und die damit verbundenen Rechtsfolgen sind für jedes Rechtsgebiet gesondert festzustellen.
  • Eine Scheinselbständigkeit kann mit erheblichen finanziellen Risiken für alle Beteiligten verbunden sein. Außerdem kann man sich strafbar machen.
  • Da das Thema der Scheinselbständigkeit viele Rechtsgebiete betrifft, können komplexe Rechtsfragen auftreten. Notwendige Überprüfungen bei Behörden oder Gerichten sollten immer gut vorbereitet sein. Am besten gelingt dies durch eine vorherige rechtliche Beratung.

I. Betriebsprüfung durch das Finanzamt

Die steuerrechtliche Betriebsprüfung durch das Finanzamt ist ein Unterfall der sogenannten Außenprüfung. Durch diese Namensgebung will der Gesetzgeber klarstellen, dass nicht nur Betriebe von den Finanzbehörden aufgesucht werden können. In der Praxis ist die Betriebsprüfung jedoch der häufigste Fall der Außenprüfung.

Die einschlägigen Vorschriften finden sich in den §§ 193 – 207 der Abgabenordnung (AO). Des Weiteren hat das Bundesfinanzministerium die Betriebsprüfungsordnung erlassen. Dabei handelt es sich nicht um ein Gesetz, sondern um eine allgemeine Verwaltungsvorschrift. Sie konkretisiert die Bestimmungen der AO und soll einen gleichmäßigen Ablauf der Betriebsprüfungen gewährleisten.

1. Sinn und Zweck

Mit der Durchführung einer steuerrechtlichen Betriebsprüfung verfolgt die Finanzverwaltung das Ziel, Steuern gleichmäßig und nach Maßgabe der Gesetze festzusetzen. Vor allem will das Finanzamt Steuerhinterziehung vermeiden. Zu diesem Zwecke haben die Steuerprüfer die Besteuerungsgrundlagen des Steuerpflichtigen zu dessen Gunsten wie Ungunsten zu ermitteln und zu prüfen.

2. Welche Betriebe werden überprüft?

Bayerische Unternehmen sollten sich trotz einer Unterbesetzung der bayerischen Steuerverwaltung nicht in falscher Sicherheit wähnen. Denn grundsätzlich kann jedes Unternehmen einer Betriebsprüfung unterzogen werden.

Die Wahrscheinlichkeit, Besuch von Steuerprüfern zu bekommen, hängt zum einen von der Größe des Unternehmens ab. Kleinunternehmen geraten seltener in den Fokus der Finanzämter als große Konzerne.

Zum anderen haben Unternehmen es zu einem erheblichen Teil selbst in der Hand, ob sie Ziel einer steuerrechtlichen Betriebsprüfung werden. Je sorgfältiger und gewissenhafter sie Ihre Buchführungs- und Steuerpflichten erfüllen, desto weniger Anlass hat das Finanzamt, unternehmensinterne Vorgänge genauer zu begutachten und Verdacht auf etwaige Unregelmäßigkeiten zu schöpfen. Solche Anlässe bieten namentlich:

  • unplausible, verspätet oder gar überhaupt nicht eingereichte Steuererklärungen
  • jährlich stark schwankende Gewinne
  • hohe Steuernachzahlungen in der Vergangenheit
  • sowie nicht entrichtete Steuern.

3. Voraussetzungen

Die Außenprüfung stellt einen erheblichen Rechtseingriff dar. Deshalb müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein, damit das Finanzamt eine Betriebsprüfung durchführen darf.

3.1 Zulässigkeit

Die Außenprüfung ist gemäß § 193 Absatz 1 AO ohne weiteres bei vier Gruppen von Steuerpflichtigen zulässig. Dies sind:

  1. Gewerbetreibende
  2. Inhaber eines land- und forstwirtschaftlichen Betriebs
  3. Freiberufler
  4. Steuerpflichtige, die pro Kalenderjahr mehr als 500.000 Euro aus einer sog. Überschusseinkunftsart verdienen. Damit werden Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit, aus Kapitalvermögen, aus Vermietung und Verpachtung sowie sonstige Einkünfte gem. § 22 EStG bezeichnet.

§ 193 Absatz 2 AO erweitert sodann den Kreis der Steuerpflichtigen, bei denen das Finanzamt eine Außenprüfung durchführen kann. Dadurch kommt zum Ausdruck, dass die Begriffe Außen- und Betriebsprüfung zwar in den meisten Fällen – aber nicht immer – synonym sind. So können etwa auch Steuerpflichtige in den Fokus der Steuerprüfer geraten, die verpflichtet sind, für Rechnung eines anderen Steuern einzubehalten und abzuführen (typischerweise Arbeitgeber mit Blick auf die Lohnsteuer ihrer Angestellten). Aber auch wer seinen allgemeinen Mitwirkungspflichten beim Besteuerungsverfahren nicht nachkommt, kann das Finanzamt im Außendienst auf den Plan rufen.

3.2 Prüfungsanordnung

Den persönlichen, sachlichen und zeitlichen Prüfungsumfang bestimmt das Finanzamt im Wege einer Prüfungsanordnung. Diese sowie den voraussichtlichen Beginn der Betriebsprüfung und die Namen der Steuerprüfer muss das Finanzamt dem Steuerpflichtigen angemessene Zeit vor dem Beginn der Betriebsprüfung schriftlich oder elektronisch bekanntgeben. Nur in Ausnahmefällen, z.B. wenn andernfalls der Prüfungszweck vereitelt würde, darf diese Bekanntgabe unterbleiben.

Wenn der Steuerpflichtige gewichtige Gründe darlegen kann, warum die Betriebsprüfung auf einen anderen Zeitpunkt verlegt werden soll, soll das Finanzamt diesem Begehren auf Antrag des Steuerpflichtigen nachkommen. Solche Gründe können beispielsweise in einer krankheits- oder urlaubsbedingten Abwesenheit des Betriebsinhabers, des Steuerberaters oder anderer wichtiger Ansprechpartner liegen.

4. Was wird geprüft?

Was den Umfang der Betriebsprüfung betrifft, hat das zuständige Finanzamt einen erheblichen Ermessens- und Gestaltungsspielraum. Denn es kann die Prüfung auf eine oder mehrere Steuerarten begrenzen; gleiches gilt für die Besteuerungszeiträume. Eine Betriebsprüfung kann sich aber auch auf bestimmte Sachverhalte beschränken.

Geleitet vom Ziel, eine gleichmäßige Besteuerung sicherzustellen, dürfen die Steuerprüfer grundsätzlich alle Dokumente und Vorgänge des Unternehmens unter die Lupe nehmen, die steuerlich relevant sein könnten. Von Interesse ist insbesondere die gesamte Finanzbuchhaltung.

Umfasst davon sind etwa Dokumente über

  • die Umsatzsteuer
  • Verträge
  • Fahrtenbücher
  • Privatentnahmen
  • das Kassenbuch
  • u.v.m.

5. Ablauf und Dauer der Betriebsprüfung

  • Anmeldung: Falls das zuständige Finanzamt nicht den Verdacht der Steuerhinterziehung hegt, kontaktiert es meist zu einem angemessenen Zeitpunkt vor der Betriebsprüfung das Unternehmen telefonisch. In diesem Telefonat teilt das Finanzamt mit, wo und wann die Betriebsprüfung stattfinden soll. Grundsätzlich suchen die Steuerprüfer das Unternehmen auf. Ausnahmsweise kann eine Betriebsprüfung auch beim Steuerberater oder im Finanzamt stattfinden.
  • Anschließend ergeht auf schriftlichem oder elektronischem Wege die Prüfungsanordnung. Bis zu deren Zustellung ist eine strafbefreiende Selbstanzeige möglich. Nicht zuletzt deshalb sollte unmittelbar nach dem eröffnenden Telefonat ein Steuerberater und/oder ein spezialisierter Rechtsanwalt für Steuerrecht kontaktiert werden.
  • Sobald die Steuerprüfer erscheinen, haben sie sich unverzüglich auszuweisen. Sie sind während der Betriebsprüfung verpflichtet, den Steuerpflichtigen über festgestellte Sachverhalte und deren potentielle steuerlichen Auswirkungen zu unterrichten, falls damit keine Beeinträchtigung von Zweck und Ablauf der Betriebsprüfung zu befürchten ist.
Den Steuerpflichtigen treffen bestimmte Mitwirkungspflichten bei der Betriebsprüfung. So muss er etwa Auskünfte erteilen, Dokumente bereitstellen und Erläuterungen abgeben. Überdies ist er verpflichtet, den Steuerprüfern für die Dauer der Betriebsprüfung einen Raum oder Arbeitsplatz unentgeltlich zur Verfügung zu stellen.
  • Die Betriebsprüfung endet regelmäßig mit einer Schlussbesprechung, es sei denn, der Steuerpflichtige verzichtet darauf oder es haben sich keine Änderungen der Besteuerungsgrundlagen ergeben. Nach der Betriebsprüfung ergeht ein Prüfungsbericht, in welchem dem Steuerpflichtigen die getroffenen Feststellungen in tatsächlicher und rechtlicher Hinsicht schriftlich mitgeteilt werden.

Eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt kann auch in elektronischer Form vorgenommen werden. Dabei nimmt der Betriebsprüfer Einsicht in die digitalen Daten der Buchhaltung.

Je nach Umfang der zu prüfenden Unterlagen und den Beanstandungen seitens des Steuerprüfers kann die Dauer einer Betriebsprüfung von wenigen Stunden bis hin zu mehreren Wochen reichen.

II. Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung

Nicht nur die Finanzämter führen Betriebsprüfungen durch. Auch die Träger der Rentenversicherung kontrollieren Unterlagen und Vorgänge in Unternehmen. Dabei handeln sie auf der Rechtsgrundlage des § 28p des vierten Buches des Sozialgesetzbuches (SGB IV).

Danach sind die Rentenversicherungsträger verpflichtet, bei jedem Arbeitgeber in Deutschland wenigstens alle vier Jahre eine Betriebsprüfung durchzuführen.

Vergleicht man die Betriebsprüfung durch das Finanzamt mit jener durch die Rentenversicherung, ergeben sich Unterschiede und Gemeinsamkeiten.

1. Sinn und Zweck

Die Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung hat zum Ziel, die ordnungsgemäße Berechnung und Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen sicherzustellen. Damit sind die Beiträge für die „fünf Säulen der Sozialversicherung” (Kranken-, Unfall-, Pflege-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung) gemeint. Des Weiteren prüfen die Rentenversicherungsträger u.a., ob Arbeitgeber ihre Meldepflichten erfüllen und ob die Künstlersozialabgabe ordnungsgemäß abgeführt wird.

2. Was wird geprüft?

Ähnlich wie bei der Betriebsprüfung durch das Finanzamt können die Prüfer der Rentenversicherung sämtliche Dokumente prüfen, die mit Blick auf den Prüfungszweck von Bedeutung sind. Konkret stehen Unterlagen mit sozialversicherungsrechtlicher Relevanz im Fokus.

Dies sind:

  • die Finanzbuchhaltung
  • Anstellungsverträge
  • Tarifverträge
  • Kassenbücher
  • Abrechnungsunterlagen für freie Mitarbeiter
  • Lohn- und Gehaltskonten von Arbeitnehmern
  • u.v.m.

3. Ablauf und Dauer der Betriebsprüfung

Bei Ablauf und Dauer bestehen gewisse Parallelen zur steuerrechtlichen Betriebsprüfung.

  • Ankündigung: Die Prüfung soll einen Monat und muss mindestens 14 Tage vorher angekündigt werden. Bei Vortrag eines wichtigen Grundes kann der Termin verschoben werden. Einer Ankündigung bedarf es dann nicht, wenn der Rentenversicherungsträger den begründeten Verdacht hegt, dass der Arbeitgeber Sozialversicherungsbeiträge hinterzogen hat. Eine förmliche Prüfungsanordnung wie bei der Außenprüfung ist bei der Sozialversicherungsprüfung indes nicht erforderlich.
  • Prüfungsort: Die Prüfung erfolgt in der Regel in den Geschäftsräumen des Arbeitgebers. Dort hat er dem Prüfer – insoweit analog zur Betriebsprüfung durch das Finanzamt – unentgeltlich einen Arbeitsplatz zu stellen. Ausnahmsweise findet die Prüfung beim Steuerberater statt, falls dieser mit den sozialversicherungsrechtlichen Fragen des Arbeitgebers beauftragt ist. Im Gegensatz zur Betriebsprüfung durch das Finanzamt besteht bei der Sozialversicherungsprüfung überdies die Möglichkeit, eine Betriebsprüfung vor Ort zu vermeiden. Wenn ein Betrieb nämlich weniger als 20 Beschäftigte hat, kommt eine sogenannte Vorlageprüfung in Betracht. Dabei werden die erforderlichen Dokumente an die Deutsche Rentenversicherung geschickt. Dies kann – sofern entsprechende Software vorhanden ist – auch im Wege elektronischer Übermittlung geschehen. Die Rentenversicherung stellt hierfür die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung („euBP”) bereit.
  • Im Anschluss an die Betriebsprüfung erfolgt ein Abschlussgespräch. Darin erfährt der Arbeitgeber vom Betriebsprüfer, ob eine Pflicht zur Beitragsnachzahlung besteht oder ein Recht auf Beitragserstattung. Die tatsächlichen und rechtlichen Gründe hierfür hat der Prüfer zu benennen. Außerdem hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, seine abweichende Ansicht zu einzelnen Prüfungsergebnissen zu äußern.
  • Innerhalb von zwei Monaten erhält der Arbeitgeber von der Rentenversicherung sodann eine schriftliche Mitteilung über das Ergebnis der Betriebsprüfung. Im Falle einer festgestellten Nachzahlungspflicht ergeht zusätzlich ein Nachzahlungsbescheid.

Die Dauer der Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung variiert je nach Betriebsgröße und Prüfungsaufwand. Bei Kleinunternehmen dauert eine Sozialversicherungsprüfung meist nicht länger als einen Tag. Sie erfolgt dabei innerhalb der betrieblichen Arbeitszeit. Die Prüfer sind jedoch angehalten, die internen Abläufe so wenig wie möglich zu stören.

III. Unterschiede zwischen beiden Arten der Betriebsprüfung

Trotz einiger Gemeinsamkeiten bestehen wesentliche Unterschiede zwischen der Betriebsprüfung durch das Finanzamt und jener durch die Rentenversicherung.

Unterschiede zwischen den Betriebsprüfungen von Finanzamt und Rentenversicherung

IV. Tipps zum Verhalten vor und nach einer Betriebsprüfung

Bei beiden Arten der Betriebsprüfung empfiehlt es sich, Vorkehrungen zum möglichst reibungslosen Ablauf zu treffen.

In der Prüfungsanordnung bestimmt das Finanzamt, welche Steuerarten und welche Besteuerungszeiträume es prüfen wird. Entsprechend verhält es sich mit der Ankündigung des Rentenversicherungsträgers hinsichtlich der Sozialversicherungsprüfung. Dort wird bestimmt, welche Sachverhalte und Vorgänge geprüft werden sollen. Anhand dieser Informationen sollten Sie bereits vorab die entsprechenden Dokumente heraussuchen.

Sorgen Sie stets für Ordnung in Ihren Unterlagen. Eine lückenlose Dokumentation und Buchführung vereinfacht die Prüfung und reduziert die Prüfungsdauer. Nicht zuletzt minimieren Sie mit hinreichender Ordnung auch das Fehlerrisiko.

Die Hinzuziehung eines Fachanwalts für Steuerrecht ist zwar nicht obligatorisch, aber dringend zu empfehlen. Denn in sämtlichen Stadien des Betriebsprüfungsverfahrens lauern für den Steuerpflichtigen Gefahren, die ohne den Beistand eines spezialisierten Rechtsanwalts unumkehrbare negative Folgen haben können. Ein erfahrener Steueranwalt leistet bei einer Betriebsprüfung in vielfältiger Weise Unterstützung.

Zentral sind insoweit die folgenden Tätigkeitsbereiche:

  • Beratung und Risikoanalyse im Vorfeld einer möglichen Betriebsprüfung
  • Wasserdichte Formulierung und Erstattung einer strafbefreienden Selbstanzeige
  • Vorbereitung der Betriebsprüfung nach Eingang der Prüfungsanordnung sowie (in Ausnahmefällen) Anfechtung der Prüfungsanordnung
  • Begleitung der Betriebsprüfung am Prüfungsort
  • Abwehr rechtswidriger Maßnahmen von Betriebsprüfern
  • Widerlegung von Hinzuschätzungen
  • Rechtliche Vertretung im Nachgang einer Betriebsprüfung (Einspruchsverfahren und Prozessvertretung, Abschluss tatsächlicher Verständigungen mit dem Finanzamt)

Bemühen Sie sich um einen respektvollen und sachlichen Umgang mit dem Steuerprüfer. Smalltalk sollten Sie jedoch so weit es geht vermeiden bzw. dem Steuerberater überlassen. Denn dabei können leicht unbedachte Äußerungen fallen, die den Prüfer hellhörig werden lassen.

Schließlich sollten Sie vorab Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen (z.B. aus der Buchhaltung) bestimmen und diese dem Steuerprüfer mitteilen. So vermeiden Sie während der Betriebsprüfung Unklarheiten.

V. Fazit

  • Zur Vermeidung von Steuerhinterziehung und zur Gewährleistung der Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen führen die Finanzbehörden und Rentenversicherungsträger Betriebsprüfungen durch.
  • Finanzämter sind nicht gesetzlich zur Durchführung von Betriebsprüfungen verpflichtet. Die Wahrscheinlichkeit, Ziel einer steuerrechtlichen Betriebsprüfung zu werden, hängt daher von der Unternehmensgröße und der Gewissenhaftigkeit bei der Erfüllung steuerlicher Pflichten ab.
  • Die Rentenversicherungsträger müssen mindestens alle vier Jahre eine Betriebsprüfung bei allen Arbeitgebern in Deutschland durchführen.
  • Eine professionelle Vorbereitung auf die Betriebsprüfung erfordert es, sich mit dem Ablauf einer Betriebsprüfung vertraut zu machen. Vorherige Maßnahmen und die Befolgung zweckmäßiger Verhaltensregeln gewährleisten einen reibungslosen Ablauf der Betriebsprüfung.
  • Die Hinzuziehung eines spezialisierten Fachanwalts für Steuerrecht ist in jedem Stadium einer Betriebsprüfung von großem Vorteil. Durch frühzeitige anwaltliche Unterstützung können negative steuer- und strafrechtliche Folgen vermieden werden. Während und nach einer Betriebsprüfung sorgt ein erfahrener Rechtsanwalt dafür, dass die Interessen und Rechte des Steuerpflichtigen optimal gewahrt und durchgesetzt werden.

1. Was ist eine strafbefreiende Selbstanzeige?

Mit der Selbstanzeige steht Steuerhinterziehern ein Instrument zur Verfügung, mit dessen Einsatz sie nachträglich und in Eigeninitiative strafrechtlichen Sanktionen entgehen können.

Die strafbefreiende Selbstanzeige ist in § 371 der Abgabenordnung (AO) geregelt. Sie stellt die einzige gesetzliche Möglichkeit dar, um nach einer vollendeten – d.h. tatbestandsmäßig, rechtswidrig und schuldhaft verwirklichten – Steuerhinterziehung (§ 370 AO) Straffreiheit zu erlangen. Dies ist eine Besonderheit im deutschen Strafrecht, denn nur in eng begrenzten Ausnahmefällen können Täter nach einer vollendeten Tat durch eigenes Zutun eine Strafbarkeit vermeiden.

2. Voraussetzungen einer wirksamen Selbstanzeige

Damit eine Selbstanzeige wirksam ist, müssen sowohl positive als auch negative Voraussetzungen erfüllt sein. In den letzten Jahren hat der Gesetzgeber die entsprechenden Anforderungen schrittweise verschärft. Nachdem das Selbstanzeigerecht zunächst 2011 durch das Schwarzgeldbekämpfungsgesetz modifiziert wurde, kam es zum 1.1.2015 zu weiteren Änderungen der Gesetzeslage, die auch heute noch Bestand haben.

2.1 Vollständige Berichtigung bzw. Nachholung von Angaben

Wer mittels einer Selbstanzeige Straffreiheit erlangen möchte, muss vollumfänglich reinen Tisch machen. Dies gilt sowohl in sachlicher als auch in zeitlicher Hinsicht.

a) Sachlicher Umfang

Reuige Steuersünder müssen gegenüber dem Finanzamt zu allen Steuerstraftaten einer Steuerart und in vollem Umfang unrichtige Angaben berichtigen, unvollständige Angaben ergänzen oder unterlassene Angaben nachholen.

Hierin liegt für den Steuerpflichtigen eine nicht zu unterschätzende Hürde. Denn wenn die Dokumentation der unzutreffenden oder unterlassenen Angaben auch nur in einem einzigen Punkt unvollständig oder fehlerhaft ist, führt dies zur Unwirksamkeit der gesamten Selbstanzeige. Anstatt der erstrebten Straffreiheit liefert der Steuerpflichtige sich dann somit aus eigenen Stücken der Strafverfolgung aus. Denn durch die unvollständige Selbstanzeige sind nun zureichende tatsächliche Anhaltspunkte vorhanden, die den Anfangsverdacht einer Steuerhinterziehung begründen. Die Staatsanwaltschaft ist sodann zur Einleitung eines Ermittlungsverfahrens verpflichtet.

Eine Teilselbstanzeige führt demnach zur vollständigen Unwirksamkeit der Selbstanzeige.

Der BGH stellte insoweit bereits in einem 2010 ergangenen Urteil (zur damals geltenden Gesetzeslage) fest, dass die Straffreiheit nur denjenigen Steuerhinterziehern zugutekommen soll, die in vollem Umfang vollständige und richtige Angaben und damit „reinen Tisch” machen. Nur dann, so der BGH, sei eine Rückkehr in die Steuerehrlichkeit gegeben. Der Gesetzgeber hat sich nunmehr dieser Auffassung angeschlossen. Es gilt also sozusagen das Prinzip „Alles oder Nichts”. Eine Ausnahme davon besteht lediglich für die Umsatzsteuervoranmeldung und die Lohnsteueranmeldung.

b) Zeitlicher Umfang / Verjährung

Das Gebot vollständiger Berichtigung bzw. Nachholung von Angaben erstreckt sich in zeitlicher Hinsicht auf sämtliche noch nicht verjährten Steuerstraftaten einer Steuerart, wenigstens aber auf sämtliche Steuerstraftaten einer Steuerart innerhalb der letzten zehn Kalenderjahre.

Dies bedeutet: Zusätzlich zu allen unverjährten Steuerstraftaten muss der Steuerpflichtige alle Steuerstraftaten der letzten zehn Jahre anzeigen, ganz gleich, ob letztere bereits verjährt sind oder nicht.

Beispiel: Der Steuerpflichtige A erhält in den Jahren 2011, 2012 und 2019 vom Finanzamt jeweils einen Steuerbescheid, der auf unrichtigen Angaben des A beruht. Infolgedessen zahlt A jeweils weniger Steuern als er eigentlich müsste.

Die Verjährungsfrist für Steuerhinterziehung beträgt fünf, in besonders schweren Fällen zehn Jahre. Sie beginnt in der Regel mit der Bekanntgabe des Steuerbescheids an den Steuerpflichtigen. Wenn es sich bei sämtlichen Taten des A um Fälle der einfachen Steuerhinterziehung handelt, sind die Steuerhinterziehungen aus den Jahren 2011 und 2012 (vorbehaltlich etwaiger Hemmungen der Verjährungsfrist) spätestens mit Ablauf des Jahres 2017 verjährt.

Möchte A nun (im Jahr 2020) für die noch nicht verjährte Steuerhinterziehung aus dem Jahr 2019 eine strafbefreiende Selbstanzeige erstatten, so genügt es nicht, wenn er nur die Tat aus dem Jahr 2019 anzeigt. Zusätzlich muss er auch die bereits verjährten Taten aus den Jahren 2011 und 2012 deklarieren.

2.2 Fristgerechte Nachzahlung von Steuern und Zinsen

Zur Wirksamkeit der Selbstanzeige und somit zur erstrebten Straffreiheit genügt es nicht, dass der Steuerpflichtige die unzutreffenden oder unterlassenen Angaben vollständig berichtigt bzw. nachholt. Zusätzlich muss er die Steuern fristgerecht nachzahlen, die er zu seinen Gunsten hinterzogen hat. Des Weiteren ist er ebenso verpflichtet, Hinterziehungszinsen fristgerecht zu entrichten. Diese bestehen in Höhe von 6 % pro Jahr. Ihr Sinn und Zweck besteht in der Abschöpfung des Liquiditätsvorteils, den der Steuerhinterzieher durch die Vorenthaltung der Steuersumme erlangt hat.

2.3 Kein Sperrgrund

Zur Wirksamkeit der strafbefreienden Selbstanzeige dürfen keine Ausschlussgründe vorliegen. Diese legen fest, ab wann eine Selbstanzeige keine strafbefreiende Wirkung mehr entfaltet.

  • Wenn die Selbstanzeige zu einem Zeitpunkt erstattet wird, in dem das Entdeckungsrisiko bereits hinreichend konkret geworden ist, soll dem Steuerpflichtigen keine Strafbefreiung zugutekommen.
  • Gleiches gilt, wenn die Hinterziehungssumme eine bestimmte Höhe überschreitet oder ein besonders schwerer Fall der Steuerhinterziehung vorliegt.

Das Gesetz listet die folgenden Ausschlussgründe auf:

  • Bekanntgabe einer Prüfungsanordnung
  • Bekanntgabe der Einleitung eines Straf- oder Bußgeldverfahrens
  • Erscheinen eines Amtsträgers der Finanzbehörde zur steuerlichen Prüfung
  • Auftreten eines Amtsträgers zur Ermittlung einer Steuerstraftat oder einer Steuerordnungswidrigkeit
  • Erscheinen eines Amtsträgers der Finanzbehörde zur steuerlichen Nachschau
  • Entdeckung einer der Steuerstraftaten im Zeitpunkt der Berichtigung, Ergänzung oder Nachholung
  • Ausschluss, wenn die verkürzte Steuer den Betrag von 25.000 Euro pro Tat übersteigt
  • Ausschluss, wenn ein besonders schwerer Fall vorliegt
Falls einer der beiden letztgenannten Ausschlussgründe vorliegt, ist eine Selbstanzeige zwar unwirksam. Jedoch wird von einer Bestrafung abgesehen, wenn der Täter zusätzlich einen Hinterziehungs-Zuschlag an die Staatskasse zahlt. Im Ergebnis bleibt der Steuersünder also gleichermaßen straffrei.

3. Folgen einer Selbstanzeige

Die rechtlichen Folgen einer Selbstanzeige hängen davon ab, ob diese wirksam oder unwirksam ist.

3.1 Bei Wirksamkeit der Selbstanzeige

Hat der Steuerpflichtige eine wirksame Selbstanzeige abgegeben, so muss er mit keinen strafrechtlichen Konsequenzen rechnen. Die Staatsanwaltschaft wird keine Ermittlungen durchführen, keine Anklage erheben und der Steuerpflichtige wird nicht bestraft. Außerstrafrechtliche Konsequenzen können jedoch durchaus eintreten. So schützt eine Selbstanzeige z.B. nicht vor etwaigen beamtenrechtlichen Disziplinarmaßnahmen.

3.2 Bei Unwirksamkeit der Selbstanzeige

Im Falle einer unwirksamen Selbstanzeige kommt der Steuerpflichtige grundsätzlich nicht in den Genuss der Straffreiheit. Eine Ausnahme besteht, wenn eine Selbstanzeige nur deshalb unwirksam ist, weil die Hinterziehungssumme pro Tat 25.000 Euro übersteigt oder ein besonders schwerer Fall vorliegt. Dann ist von der Strafverfolgung abzusehen, wenn der Steuerpflichtige zusätzlich zur fristgerechten Nachzahlung von Steuern und Zahlung von Hinterziehungszinsen einen Hinterziehungs-Zuschlag entrichtet. Dieser richtet sich nach der Höhe des hinterzogenen Betrags.

Der Geldbetrag, den der Steuerpflichtige in diesem Fall an die Staatskasse zahlen muss, beträgt:

  • 10 Prozent der hinterzogenen Steuer bei einem Hinterziehungsbetrag bis einschließlich 100.000 Euro
  • 15 Prozent der hinterzogenen Steuer bei einem Hinterziehungsbetrag, der 100.000 Euro, aber nicht 1.000.000 Euro übersteigt
  • 20 Prozent der hinterzogenen Steuer bei einem Hinterziehungsbetrag, der 1.000.000 Euro übersteigt

4. Vorgehen und Erfolgsaussichten

Wer Steuern hinterzogen hat und durch die Abgabe einer Selbstanzeige Straffreiheit anstrebt, sollte zuvor unbedingt einen erfahrenen und spezialisierten Rechtsanwalt (etwa einen Fachanwalt für Steuerrecht) konsultieren, denn bei der Erstellung und Abgabe einer Selbstanzeige lauern einige Fallstricke und Gefahren.

Wie geschildert, führt nur eine wirksame (also insbesondere vollständige und rechtzeitige) Selbstanzeige zur Straffreiheit. In der Praxis besteht dabei vor allem die Schwierigkeit, sämtliche benötigte (Bank-)Unterlagen zu beschaffen. Etwaige Erinnerungslücken sowie Rechtsunsicherheiten hinsichtlich des zeitlichen Umfangs des Berichtigungsgebots (dies betrifft insbesondere die Fristberechnung) stellen zusätzliche Schwierigkeiten dar. Ein (der Schweigepflicht unterliegender) Rechtsanwalt bietet hier zuverlässige Hilfe und unterstützt Steuerpflichtige bei allen Aspekten der Selbstanzeige. Neben einer kompetenten Beratung sind dies die Erstellung der Selbstanzeige, die Einreichung der Selbstanzeige beim Finanzamt sowie die außergerichtliche und gerichtliche Vertretung.

Eine Selbstanzeige sollte stets schriftlich verfasst werden. Zwar enthält das Gesetz keine zwingenden Formvorschriften. Zum Zwecke der Beweisbarkeit und der Vermeidung von Missverständnissen empfiehlt sich jedoch die Schriftform.

Die Selbstanzeige muss ferner an das sachlich und örtlich zuständige Finanzamt gerichtet sein sowie den Namen des Steuerpflichtigen und dessen Steuernummer enthalten. Wenn eine Selbstanzeige nach eingehender Beratung durch einen Rechtsanwalt verfasst wird, kann entweder dessen Briefkopf oder jener des Steuerpflichtigen verwendet werden. Inhaltlich unterscheiden sich die beiden Varianten nicht. Der Begriff “Selbstanzeige” sollte jedoch nicht verwendet werden. Andernfalls könnten das Finanzamt umgehend die Staatsanwaltschaft informieren, woraufhin diese Ermittlungen einleiten könnte. Umschreibungen wie “Berichtigung” oder “Korrektur” sind die bessere Wahl.

Die Selbstanzeige sollte mit der eigenhändigen Unterschrift des Steuerpflichtigen enden. Den Kern der Selbstanzeige stellt die Erfüllung der o.g. Wirksamkeitsvoraussetzungen dar.

Die Erfolgsaussichten einer Selbstanzeige hängen folglich vor allem davon ab, ob

  • sie rechtzeitig eingereicht wurde,
  • die hinterzogene Steuersumme zurückgezahlt und die Hinterziehungszinsen entrichtet wurden
  • es gelingt, alle fehlerhaften oder unterlassenen Angaben zu berichtigen oder nachzuholen.

Der Beistand eines Rechtsanwalts erhöht die Erfolgsaussichten signifikant. Sollte eine Selbstanzeige nicht wirksam sein und ein Strafverfahren eingeleitet werden, wird die Erstattung einer Selbstanzeige strafmildernd berücksichtigt.

5. Fazit

  • Mit der Abgabe einer Selbstanzeige können Steuerhinterzieher nach einer schuldhaft verwirklichten Steuerhinterziehung Straffreiheit erlangen.
  • Straffreiheit tritt jedoch nur ein, wenn die Selbstanzeige wirksam ist. Hierfür muss sie formale und inhaltliche Voraussetzungen erfüllen.
  • In formaler Hinsicht muss sie rechtzeitig abgegeben werden. Insbesondere dürfen die Ermittlungsbehörden die Steuerstraftat(en) noch nicht entdeckt haben.
  • In inhaltlicher Hinsicht sind Angaben vollständig zu berichtigen bzw. nachzuholen.
  • Die hinterzogenen Steuern müssen fristgerecht nachgezahlt werden. Gleiches gilt für Hinterziehungszinsen.
  • Bei einer Hinterziehungssumme größer als 25.000 Euro und in besonders schweren Fällen der Steuerhinterziehung führt die Abgabe einer Selbstanzeige allein noch nicht zur Straffreiheit. Zusätzlich ist ein Zuschlag an die Staatskasse zu zahlen.
  • Vor der Abgabe einer Selbstanzeige sollte stets ein spezialisierter Rechtsanwalt zu Rate gezogen werden. Dieser berät Sie kompetent und vertraulich und vertritt Ihre Interessen in allen rechtlichen Angelegenheiten der Selbstanzeige.

1. Was sind Vorauszahlungen?

Steuer-Vorauszahlungen sind Abschlagszahlungen auf eine bestimmte Steuergesamtsumme, die der Steuerzahler dem Fiskus für eine bestimmte Steuerart (z.B. Einkommens-, Körperschafts-, Gewerbe- oder Umsatzsteuer) voraussichtlich für das betreffende Jahr zahlen muss. 

2. Wie bestimmt das Finanzamt die Höhe der Vorauszahlungen?

Vorauszahlungen werden im Falle der Einkommens-, Körperschafts- und Gewerbesteuer vom zuständigen Finanzamt durch Vorauszahlungsbescheid festgesetzt.

Bei der Umsatzsteuervorauszahlung ergeht kein Bescheid, denn der Unternehmer ist selbst dazu verpflichtet, die Steuer zu berechnen.

Die Bemessung der Vorauszahlungen ist für alle Steuerarten nach den jeweils einschlägigen Gesetzen (z.B. EStG, UStG, KStG, GewStG) und Richtlinien gesondert zu beurteilen. Allerdings gibt es zwischen den einzelnen Vorschriften Parallelen. So wird etwa bei der Bemessung der Vorauszahlungen im Regelfall das Ergebnis der letzten Veranlagung zugrunde gelegt. Wurde bislang keine Steuer veranlagt (z.B. weil die Steuer erstmalig erhoben wird), sind die Vorauszahlungen nach der voraussichtlichen Steuer zu bemessen.

Trotz bereits bestehender Veranlagung kann das Finanzamt in Ausnahmefällen die Bemessung anhand der voraussichtlichen Steuer vornehmen. Das Gesetz enthält lediglich eine Vermutung dafür, dass das Ergebnis der letzten Veranlagung der voraussichtlichen Steuer entspricht. Diese Vermutung ist im Einzelfall widerlegbar!

Einkommenssteuer- und Körperschaftssteuer-Vorauszahlungen sind jeweils quartalsweise am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember zu entrichten, die Vorauszahlungen für Gewerbesteuer am 15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November.

Der Vorauszahlungsbescheid steht unter dem Vorbehalt der Nachprüfung. Er kann daher jederzeit aufgehoben oder geändert werden.

3. Einspruchsverfahren

Ein behördlicher Vorauszahlungsbescheid ist ein Verwaltungsakt, der gerichtlich oder außergerichtlich überprüft werden kann. Der Einspruch – einschließlich des dazugehörigen Verfahrens (Einspruchsverfahren) – zählt zu den außergerichtlichen Rechtsbehelfen. Im Steuerrecht gilt das Einspruchsverfahren als Fortsetzung des Verwaltungsverfahrens und soll den Behörden die Gelegenheit bieten, ihre Entscheidung zu korrigieren. Der Einspruch ist somit zunächst einmal ein Instrument, um das Finanzamt auf mögliche Fehler hinzuweisen.

Dass das Finanzamt Fehler macht, ist nicht gerade selten. Massenverfahren der Steuerverwaltung können mitunter sehr fehleranfällig sein.

Erst wenn das Einspruchsverfahren aus Sicht des Steuerpflichtigen ohne Erfolg geblieben ist, kann ein Finanzgericht angerufen werden. Für die Gerichte hat das Einspruchsverfahren somit eine gewisse Filterfunktion.

3.1 Frist

Damit der Einspruch Wirkung entfaltet, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Wichtig ist dabei zunächst, dass die Einspruchsfrist gewahrt wird. Diese beträgt regelmäßig einen Monat nach Bekanntgabe des Bescheids. Nach Ablauf der Einspruchsfrist wird der Bescheid bestandskräftig und ist dann – wenn überhaupt – nur noch in engen Grenzen überprüfbar (z.B. ganz offensichtliche Unrichtigkeiten wie Schreib- oder Rechenfehler).

Die Frist für die Einlegung des Einspruchs beginnt nur zu laufen, wenn der Bescheid mit einer korrekten Rechtsbehelfsbelehrung versehen ist. Diese muss Auskunft geben über:

  • den einzulegenden Rechtsbehelf (Einspruch),
  • den Empfänger des Einspruchs (die konkrete Finanzbehörde und ihr Sitz) und
  • die Frist.

Genügt die Rechtsbehelfsbelehrung diesen Anforderungen nicht, beträgt die Einspruchsfrist ein Jahr.

3.2 Form

Der Einspruch muss schriftlich oder elektronisch eingereicht oder zur Niederschrift – d.h. vor Ort beim zuständigen Finanzamt – bei der Finanzbehörde erklärt werden. Dass der Einspruch als solcher bezeichnet wird, ist nicht erforderlich.

Aus dem Schreiben an das Finanzamt sollte sich möglichst klar ergeben, wer den Bescheid angreift. Dies gilt vor allem für Ehegatten. Will ein Ehegatte auch für seinen Ehepartner Einspruch einlegen, so muss dies im Einspruch deutlich gemacht werden.

Es gibt bei Ehegatten keinen Automatismus, wonach der Einspruch des einen Ehegatten ohne weiteres als Einspruch des anderen Ehegatten gewertet wird (vgl. etwa Bundesfinanzhof, Urteil vom 26.8.2004, Az. IV R 68/02).

Haben zwei Ehegatten einen gemeinsamen Bevollmächtigten (z.B. Rechtsanwalt, Steuerberater), so kann dieser den Einspruch für beide Ehegatten einlegen.

Eine Unterschrift ist für die Wirksamkeit des Einspruchs dagegen nicht erforderlich. Es reicht aus, wenn sich aus den Umständen und dem Inhalt des Schreibens ergibt, wer den Einspruch einlegt.

3.3 Richtiger Adressat

Richtiger Adressat für den Einspruch ist grundsätzlich die Behörde, deren Bescheid angefochten werden soll.

3.4 Begründung und Angabe von Beweismitteln

Eine Pflicht zur Begründung des Einspruchs besteht nicht. Das Gesetz sagt nur, dass zur Begründung dienende Tatsachen und Beweismittel angeführt werden „sollen“. Fehlen diese Angaben, kann der Einspruch also allein deshalb nicht als unzulässig verworfen werden.

Tipp: Die Bedeutung der Begründung des Einspruchs ist nicht zu vernachlässigen. Diese signalisiert der Finanzbehörde, an welchen Stellen ein Bescheid fehlerhaft ist und zwingt sie dazu, sich mit den aufgeworfenen Fragen des Steuerrechts auseinanderzusetzen. Diese Chance sollten Sie nicht ungenutzt lassen!

Wenn Sie noch nicht genau wissen, wie Sie Ihren Einspruch begründen wollen, legen Sie erst einmal Einspruch ein, um auf jeden Fall die Frist zu wahren. Die Begründung kann auch noch während des laufenden Einspruchsverfahrens nachgeschoben werden. Lassen Sie sich aber auf jeden Fall von der Behörde schriftlich mitteilen, bis wann die Begründung spätestens nachgereicht werden muss.

3.5 Aussetzung der Vollziehung

Nach dem Gesetz wird durch die Einlegung des Einspruchs die „Vollziehung des angefochtenen Verwaltungsakts nicht gehemmt“. Was verbirgt sich hinter dieser Formulierung?

Üblicherweise hat im Verwaltungsrecht die Einlegung von Rechtsmitteln (z.B. Widerspruch, Anfechtungsklage) zur Folge, dass eine Entscheidung nicht wirksam wird, bevor nicht abschließend über das Rechtsmittel entschieden ist. Nicht so beim Einspruch gegen den Vorauszahlungsbescheid.

Ein Einspruch führt nicht zur Aussetzung der behördlichen Entscheidung und deren Vollziehung. Die im Bescheid ausgewiesene Zahlungspflicht bleibt somit auch nach Einlegung des Einspruchs bestehen.

Allerdings kann die Behörde im Einzelfall die Vollziehung ganz oder teilweise aussetzen. Diese sog. „Aussetzung der Vollziehung“ erfolgt entweder von Amts wegen oder kann mit dem Einspruch durch einen eigenen Antrag verbunden werden (Antrag auf Aussetzung der Vollziehung). Die Entscheidung über Aussetzung der Vollziehung steht im Ermessen der Behörde.

Tipp: Der Antrag auf Aussetzung schränkt das Ermessen der Behörde ein und ist alleine aus diesem Grund in vielen Fällen zu empfehlen.

Die Entscheidung über den Antrag hängt davon ab, inwieweit

  • ernstliche Zweifel an der Rechtmäßigkeit des Vorauszahlungsbescheid bestehen oder
  • die sofortige Vollziehung für den Steuerzahler mit schwerwiegenden Nachteilen verbunden ist.

3.6 Entscheidung und Kosten

Die Finanzbehörde, die über den Einspruch entscheidet, hat den Vorauszahlungsbescheid in vollem Umfang erneut zu prüfen. Sie ist nicht an den Antrag oder die Begründung des Einspruchs gebunden. Dadurch können sich im Einspruchsverfahren auch solche Teile eines Bescheids ändern, die mit dem Einspruch gar nicht angefochten wurden. Gleichzeitig kann die Entscheidung laut Gesetz auch zum Nachteil des Einspruchsführers abgeändert werden (sog. „Verböserung“). Dadurch ist bei einem Vorauszahlungsbescheid eine Korrektur der festgesetzten Beträge sowohl „nach oben“ als auch „nach unten“ möglich. Auf die Möglichkeit einer verbösernden Entscheidung muss die Behörde unter Angabe von Gründen hinweisen. Zudem muss dem Einspruchsführer die Gelegenheit eingeräumt werden, sich dazu zu äußern.

Praxistipp: Das Instrument der Verböserung ist nicht als Strafe für den Gebrauch des Einspruchsrechts gedacht. Gleichwohl erhöht die Ankündigung der Verböserung den Druck auf den Einspruchsführer und mündet nicht selten in der Rücknahme des Einspruchs. Die Chancen auf eine Verbesserung der Rechtslage und das Risiko der Verböserung müssen daher im Einzelfall genau gegeneinander abgewogen werden.

Die endgültige Entscheidung über den Einspruch ist mit einer Begründung und einer erneuten Rechtsbehelfsbelehrung zu versehen und gegenüber allen Beteiligten schriftlich oder elektronisch zu erteilen. Fehlt die Rechtsbehelfsbelehrung oder ist sie fehlerhaft beträgt die Frist für eine Klage gegen den Einspruchsbescheid ein Jahr.

Für das Einspruchsverfahren gilt grundsätzlich Kostenfreiheit (vgl. Bundesfinanzhof, Beschluss vom 25.8.2009, Az. III B 245/08). Die Behörde kann daher für die Bearbeitung des Einspruchs keine Kosten geltend machen. Die Kosten für ein anschließendes Klageverfahren sind von der (Kosten-)Entscheidung des Gerichts abhängig.

4. Fazit

  • Um gegen einen Vorauszahlungsbescheid vorzugehen, ist der Einspruch in aller Regel das Mittel der Wahl.
  • Der wirksame Einspruch verhindert, dass der Bescheid bestandskräftig wird und sichert Ihnen so eine entscheidende Ausgangslage für weitere Rechtsmittel.
  • Kombinieren Sie Ihren Einspruch mit einem Antrag auf Aussetzung der Vollziehung. Wird diesem stattgegeben, gewinnen Sie wertvolle Zeit.
  • Die formalen Hürden des Einspruchs (Form und Frist) sind relativ gering. Fallstricke drohen lediglich bei der Begründung des Einspruchs sowie im Zusammenhang mit der Aussetzung der Vollziehung. Hier sollten Sie sich im Zweifel von einem Experten beraten lassen.

5. Was wir für Sie tun können

Sie möchten gegen einen Vorauszahlungsbescheid vorgehen? Kontaktieren Sie uns. Wir unterstützen Sie bei allen Fragen im Zusammenhang mit Vorauszahlungen. Dazu gehört insbesondere:

  • die Einlegung und Begründung des Einspruchs beim Finanzamt sowie
  • das Stellen und Begründen eines Antrags auf Aussetzung der Vollziehung.

Sollten Sie bereits Einspruch eingelegt haben, unterstützen wir Sie gerne im weiteren Verlauf des Verfahrens (z.B. Nachschieben von Gründen, Klage gegen ablehnenden Bescheid oder Verböserung). Mehr über uns und unsere Beratungsschwerpunkte erfahren Sie hier.

Der gesetzliche Schutz von Geschäftsgeheimnissen und geschäftliches Know-how wird voraussichtlich in absehbarer Zeit verstärkt. Beim Bundestag liegt der Entwurf zum „Geschäftsgeheimnisgesetz“ oder kurz GeschGehG.

Damit soll eine EU-Richtlinie zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen in deutsches Recht umgesetzt werden. Der aktuelle Gesetzentwurf geht in einigen Punkten über sie hinaus. Da die Gesetzgebung wieder einmal zu spät dran ist (eigentlich hätte das neue Gesetz schon bis Juni 2018 in Kraft sein müssen), ist die EU-Richtlinie unmittelbar anwendbar.

Geschäftsgeheimnisgesetz – das Wichtigste in Kürze:

  • Das Geschäftsgeheimnisgesetz ist noch nicht in Kraft. Der Entwurf kann vom Bundestag noch geändert werden. Der Rahmen ist durch eine EU-Richtlinie vorgegeben.
  •  Der Gesetzentwurf stellt Informationen und Know-how von Unternehmen unter Schutz – aber nur, wenn sie wirtschaftlichen Wert besitzen, tatsächlich geheim sind und wenn zur Geheimhaltung Schutzmaßnahmen getroffen wurden.
  • Informationen, die nicht unter die gesetzliche Definition fallen, sind keine Geschäftsgeheimnisse und dürfen verwendet werden.
  • Unter bestimmten Umständen entfällt auch bei Geschäftsgeheimnissen der Schutz – etwa bei einem Whistleblower.
  • Ansonsten berechtigt die unerlaubte Nutzung oder Weitergabe von Geschäftsgeheimnissen zu Schadenersatz und kann zu einem Strafverfahren führen.

Was zählt als Geschäftsgeheimnis?

Der Entwurf definiert ein Geschäftsgeheimnis als eine Information, die

  1. Branchenkennern und Insidern typischerweise nicht bekannt ist,
  2. wirtschaftlichen Wert besitzt und
  3. vom „Inhaber“ des Geschäftsgeheimnisses mit angemessenem Aufwand geheim gehalten wird.

Wichtig: Sind diese drei Bedingungen nicht sämtlich erfüllt, stellen die Informationen kein Geschäftsgeheimnis dar und dürfen grundsätzlich frei verwendet und genutzt werden. (Natürlich können sie auch durch andere Gesetze oder Verträge geschützt sein, etwa durch Urheberrecht oder eine Vertraulichkeitsvereinbarung.)

Praktisch gesehen kann es sich bei einem Geschäftsgeheimnis im Sinne des Gesetzentwurfs um geschäftlich verwertbare Informationen aller Art handeln – vom Wissen über Herstellungsverfahren, Produktpläne, Rezepte, Methoden und Formeln über Kundenadressen und Bezugsquellen bis hin zu von Beratern erstellten Marktanalysen, ausgearbeiteten Geschäftskonzepten oder Kostenkalkulationen.

Ob eine bestimmte Information als Geschäftsgeheimnis geschützt ist, sollten Sie gemeinsam mit dem Anwalt klären.

Was ist erlaubt und was ist verboten?

Geschäftliches Know-how oder andre Informationen müssen also Geschäftsgeheimnisse (nach Definition des Gesetzentwurfs) sein, damit sie geschützt sind. Und auch dann gibt es Ausnahmen, etwa für Reverse Engineering oder für Whistleblower – dazu gleich mehr.

Ansonsten ist es jedoch verboten, ein solches Geschäftsgeheimnis …

  • zu „erlangen“, indem man sich beispielsweise unbefugt Zugang zu Produktprototypen verschafft, Software oder Dokumente unbefugt kopiert und dergleichen mehr.
  • beispielsweise ohne Berechtigung Dokumente oder Dateien mit den Informationen verschafft, aber auch das Produkt oder Material selbst, aus dem das Know-how hervorgeht
  • zu nutzen oder offenzulegen, ohne die Berechtigung dazu zu haben: das wäre der Fall, wenn man auf Basis des Geschäftsgeheimnisses eigene Produkte auf den Markt bringt, die Informationen weiterverkauft oder sie veröffentlicht.
  • von jemandem zu besorgen, der beispielsweise als Arbeitnehmer Zugang zum Geschäftsgeheimnis hat und bereit es, es unter der Hand weiterzugeben.

Sind Ihre Arbeits-, Liefer-, Service- und Projektverträge so formuliert, dass diese Verbotstatbestände greifen?

„Reverse Engineering“ ist grundsätzlich legal

In bestimmten Fällen ist es ausdrücklich erlaubt, sich Wissen zu verschaffen, das ein Geschäftsgeheimnis darstellt – etwa dann, wenn jemand durch eigenes Beobachten oder Experimentieren zufällig auf dieselbe Lösung oder Methode kommt (§ 2 GeschGehG-E).

Außerdem erlaubt ist auch, der Programmier- oder Fertigungsweise fremder Software oder Produkte durch „Zurückbauen“ auf die Spur zu kommen: Das sogenannte Reverse Engineering ist zulässig, solange derjenige, der es durchführt, keiner „Pflicht zur Beschränkung der Erlangung des Geschäftsgeheimnisses unterliegt“. Beschränkungen setzen vor allem die Bestimmungen gegen unlauteren Wettbewerb, der Schutz geistigen Eigentums (wie Urheberrecht) sowie individuelle Vereinbarungen wie NDA-Klauseln.

Wer sein Produkt oder seine Software Dritten zur Verfügung stellt, sollte Reverse Engineering durch eine Vereinbarung wirksam verbieten.

Ausnahmen zum „Schutz eines berechtigten Interesses“

Geschäftsgeheimnisse dürfen außerdem dann beschafft, genutzt oder publiziert werden, wenn dies einem berechtigten Interesse dient (§ 3 GeschGehG-Entwurf).

So darf geschäftliches Know-how gegenüber dem Betriebsrat offengelegt werden, wenn ein Arbeitnehmer sich mit berechtigtem Interesse an die Arbeitnehmervertreter wendet. Ein weiteres berechtigtes Interesse, das die Aufdeckung von Geschäftsgeheimnissen rechtfertigen kann, ist das Recht auf freie Meinungsäußerung.

Schließlich gibt es eine weitere, auf Whistleblower gemünzte Regelung: § 3 Nr. 2 GeschGehG-E gestattet die Weitergabe von Geschäftsgeheimnissen, wenn dadurch im öffentlichen Interesse rechtswidrige Handlungen oder Fehlverhalten aufgedeckt werden.

Wenn Whistleblower bei berechtigten Anliegen Geschäftsgeheimnisse aufdecken, sind sie nicht zu Schadenersatz verpflichtet.

Keine „Geheimhaltungsmaßnahmen“, kein Geschäftsgeheimnis

Der Gesetzentwurf fordert, dass Unternehmen ihrem Interesse an der Wahrung von Geschäftsgeheimnissen Taten folgen lassen. Wer sein geschäftlichen Wissens nicht durch angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen schützt, kann später keinen Schadenersatz fordern, falls Wettbewerber sich die Informationen verschaffen.

Das ist neu. Nach den bisher noch geltenden Regelungen (§§ 17 bis 19 UWG) reicht es, dass ein Unternehmer seine Geschäftsgeheimnisse erkennbar schützen will.

Für Geschäftsgeheimnisse sollte ein angemessenes, ausgearbeitetes Schutzkonzept existieren.

Wie viel Schutz ist nötig?

Welche konkreten Schutzmaßnahmen angemessen sind, legt der Gesetzentwurf nicht im Detail fest. An dieser Frage dürfen sich dann wohl die Gerichte abarbeiten. Die Begründung des Gesetzes legt jedoch zumindest mehrere Kriterien nahe:

  • den Wert der Information an sich (wie lukrativ wäre eine Lizenzierung oder ihr Verkauf?)
  • der bislang angefallen Entwicklungsaufwand, die Beschaffungskosten o. ä.
  • die Bedeutung der Information für das Unternehmen (Basieren sämtliche Produkte auf der Rezeptur oder nur ein Nischenprodukt?)

Welche Geheimhaltungsmaßnahmen ein Richter im Einzelfall für erforderlich halten wird, lässt sich nicht vorhersagen. Doch in der Praxis dürften wohl Fragen wie diese gestellt werden:

  • Gab es ausreichende Schweigeverpflichtungen in Arbeitsverträgen, in Liefer- und Servicevereinbarungen oder Projektverträgen?
  • War die IT-Sicherheit auf professionellem Stand?
  • Gab es taugliche physische und organisatorische Schutzmaßnahmen (Zugangskontrollen, Sicherheitsdienst, Videoüberwachung, Mitarbeiterschulungen …)?

Die Geheimhaltungsmaßnahmen dürften in vielen Verfahren um den Missbrauch von Geschäftsgeheimnissen eine Rolle spielen.

Welche Ansprüche haben Unternehmen bei Missbrauch von Geschäftsgeheimnissen?

Im Fall des Missbrauchs von Geschäftsgeheimnissen haben geschädigte Unternehmen recht weitreichende Ansprüche. Sie können von dem Verletzer (gegebenenfalls auch von dessen Arbeitgeber) vollständige Auskunft fordern, Schadenersatz geltend machen und den Rückruf, die Vernichtung oder Herausgabe von Dateien, Produkten, Dokumenten etc. verlangen.

Zum Schadenersatz kann auch der durch den Missbrauch entstandene Gewinn gehören.

Auch Geld- und Haftstrafen sind möglich

Die Verletzung von Geschäftsgeheimnissen kann auch als Straftat verfolgt werden – und zwar dann, wenn sie durch einen Wettbewerber erfolgt, aus Eigennutz heraus, für einen Dritten oder um einem Unternehmer gezielt zu schaden.

Dann drohen bis zu drei Jahre Haft. Bei gewerblichem Handeln (etwa auf Firmengeheimnisse spezialisierten Hackern) oder bei der Absicht, die Geschäftsgeheimnisse für die Nutzung im Ausland zu beschaffen, sind es sogar fünf Jahre.

Beim Vorwurf „Verletzung von Geschäftsgeheimnissen“ ist ein Rechtsanwalt mit Schwerpunkt Wirtschaftsstrafrecht der richtige Ansprechpartner.

Ohne interne Kontrollsysteme keine Compliance

Das Aufstellen interner Richtlinien im Unternehmen ist eine Sache. Ihre Einhaltung ist eine andere. Werden die geschaffenen Compliance-Richtlinien nicht gelebt, bleiben sie funktionslos – und schützen im Ernstfall weder das Unternehmen noch die Geschäftsleitung.

Monitoring und Reporting

Damit Compliance wirkt, muss die Regeleinhaltung überwacht und das Compliance System bei Bedarf verbessert werden. Das ist der Zweck von Compliance Monitoring und Reporting. Als Monitoring wird das Erfassen aller Compliance-relevanten Daten und Vorfälle bezeichnet, Reporting steht für die strukturierte Bereitstellung und Auswertung dieser Informationen.

Der Compliance Officer und das Monitoring

Für das Monitoring und das Reporting ist in der Regel der Compliance Officer zuständig. Schließlich hat er dafür Sorge zu tragen, dass die aufgestellten Richtlinien im Unternehmen tatsächlich eingehalten werden. Daneben ist es seine Aufgabe, das bestehende Compliance-Programm weiter auszubauen, anzupassen und zu überwachen, um Fehlentwicklungen vorzubeugen oder nach einem Fehlverhalten Wiederholungen zu vermeiden.

Drei wichtige Prinzipien für das Compliance-Monitoring

Die Einhaltung der Compliance-Richtlinien setzt voraus, dass bestimmte interne Steuerungs- und Kontrollprinzipien etabliert werden, etwa die folgenden:

  • Vier-Augen-Prinzip: jede missbrauchsanfällige Entscheidung im Unternehmen muss durch eine zweite Person bestätigt werden.
  • Durchgehende Dokumentation von Entscheidungsprozessen: Alle relevanten Schritte zu einer Entscheidung von bestimmter Tragweite (etwa eine Auftragsvergabe) müssen festgehalten werden. Gemeint sind beispielsweise Vorüberlegungen, Prüfungen, Nachfragen etc. Nur dann ist der Entscheidungsprozess später für einen Dritten nachvollziehbar.
  • Whistleblower-System: Hinweisgeber müssen eine Möglichkeit haben, Compliance-Verstöße anonym zu melden – und solchen Hinweisen muss nachgegangen werden.

Solche Grundsätze tragen zum Zweck des Monitoring bei: die Compliance-Vorgaben zu leben, Abläufe transparent zu gestalten und jederzeit nachvollziehen zu können, wie es zu einer bestimmten Entscheidung kam.

Das zweite Herzstück: funktionierendes Reporting

Monitoring erfüllt allerdings nur dann seinen Sinn, wenn gleichzeitig das Reporting funktioniert. Die beim Monitoring erhobenen Informationen müssen in sinnvoller, verwertbarer Form als Reports bereitgestellt werden.

Wie ein Compliance-Report konkret ausgestaltet sein sollte, hängt von den Adressaten ab. Vorstände und Aufsichtsräte benötigen andere Auswertungen als Mitarbeiter oder gar die Kunden des Unternehmens. In jedem Fall müssen die Berichte jedoch übersichtlich und leicht erfassbar sein, um praktischen Nutzen zu bringen. Das Reporting ist nach meiner Erfahrung ein guter Indikator für die Qualität der Compliance insgesamt.

Die Berichte sollten Angaben zum Aufbau der Compliance-Organisation, den wesentlichen Risikofeldern (korruptives Verhalten, Gesetzesverschärfungen, Besonderheiten in bestimmten Ländern bzw. Regionen etc.) sowie Berichte zu einschlägigen Vorfällen im Berichtszeitraum enthalten. Von Interesse sind darüber hinaus durchgeführte Schulungsmaßnahmen sowie die Weiterentwicklung des Compliance Systems.

Beispiel: Monitoring und Reporting von Geschenken

Geschenke von Geschäftspartnern an einzelne Mitarbeiter liefern ein gutes Beispiel für den Sinn von Monitoring und Reporting: Während die Compliance-Regeln bestimmen, bis zu welchem Wert Geschenke angenommen werden dürfen und wer im Zweifelsfall darüber entscheidet, sorgt das Monitoring dafür, dass jedes Geschenk mit den relevanten Angaben tatsächlich erfasst wird. Dank Reporting wird außerdem intern erkennbar, ob die Compliance in Bezug auf Geschenke an Mitarbeiter funktioniert oder ob Anpassungen erforderlich sind.

 Das schafft sowohl für den Compliance Officer wie auch für die Geschäftsführung Transparenz. Gleichzeitig werden den Mitarbeitern die mit der Annahme verbundenen Compliance-Risiken bewusst, wenn jedes Geschenk über ein internes System gemeldet werden muss.

Compliance Monitoring kann auch angeordnet werden

Die Einführung von Compliance Monitoring erfolgt nicht in allen Fällen ganz freiwillig.

Nicht selten werden Unternehmen nach einem Verstoß dazu verpflichtet, einen Compliance-Beauftragen zu bestellen, zusätzlich zum verhängten Bußgeld. In anderen Fällen ist das Etablieren nachweislich funktionierender Compliance als Zeichen „tätiger Reue“ ein wichtiger Schritt der Verteidigungsstrategie in einem laufenden Verfahren. Dazu gehört dann auch ein funktionierendes Monitoring.

Praktische Beratung zur Compliance Ihres Unternehmens

In letzter Zeit haben wir uns mehrfach mit praktischen Aspekten von Compliance befasst: Mit der haftungsbegrenzenden Wirkung von Compliance-Systemen, mit der richtigen Reihenfolge bei ihrer Einführung und mit der Ausarbeitung des Regelwerks.

Ich bin Fachanwalt für Steuerrecht und Fachanwalt für Gesellschaftsrecht, neben Wirtschaftsstrafrecht ist Compliance-Beratung ein Schwerpunkt von mir. Wenn Sie konkrete Fragen zur Compliance in Ihrem eigenen Unternehmen haben, kann ich Sie als gerne unterstützen. Sie erreichen mich unter kanzlei@bms-recht.de oder unter 0941 2809 480 (Regensburg) bzw. 089 741 185 496 (München).

Die Funktion von Compliance-Regeln

Ein zentraler Teil jedes Compliance-Systems sind explizite Regeln und Richtlinien. Sie dienen vor allem dazu, dass

  • Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften verhindert werden,
  • Regelverstöße, die trotzdem auftreten, umgehend erkannt werden, und
  • die Sanktionen für Verstöße klar und vorher bekannt sind, und
  • nach einem Verstoß tatsächlich verhängt werden.

Compliance-Regeln signalisieren Geschäftspartnern, Behörden und der Öffentlichkeit, dass das Unternehmen seriös agiert und sich aktiv von unsauberen Machenschaften distanziert.

Keine Compliance ohne ausformulierte Richtlinien und Regeln

Die Compliance-Regeln beschränken sich nicht auf die geltenden Gesetze und Verordnungen. Vielmehr geht es um intern aufgestellte Regeln, die Gesetzesverstöße nach Möglichkeit verhindern sollen.

Außerdem gehen interne Compliance-Regeln über die gesetzlichen Anforderungen hinaus. Sie enthalten in der Regel auch Vorgaben, die keine gesetzliche Pflicht sind, und sie legen unternehmensintern Verfahren zur Regeleinhaltung und zur Sanktionierung von Verstößen fest.

Compliance-Verstöße im Unternehmen lassen sich zwar nie ganz und gar ausschließen. Aber ein funktionierendes Compliance-System ist eine wirksame Maßnahme, um solche Vorfälle zu minimieren.

Prost auf den Vertragsabschluss: ein Praxisbeispiel

Ein Geschäftspartner möchte sich bei einer Mitarbeiterin des Unternehmens bedanken. Ohne ihren Einsatz wären die Vertragsverhandlungen vermutlich geplatzt. Deshalb bekommt sie einen ganz besonders üppigen Blumenstrauß überreicht.

Für die Mitarbeiterin stellt sich damit die Frage „Ist das noch eine Aufmerksamkeit oder verstoße ich schon gegen meine Pflichten gegenüber dem Arbeitnehmer, wenn ich die Blumen annehme?“ Sie benötigt klare Aussagen, die ihr in diesem Moment konkret weiterhelfen. Dem müssen die Compliance-Richtlinien gerecht werden: Sie müssen klar festlegen, ob Geschenke überhaupt angenommen werden dürfen, wenn ja, bis zu welcher Wertgrenze und wer darüber informiert werden muss. Außerdem muss der Mitarbeiterin natürlich überhaupt klar sein, dass die Annahme eines solchen Geschenks ein Problem sein kann.

Vorgaben zu Geschenken sind ein typischer Bestandteil von Compliance-Regeln für Unternehmen.

Welche Regelungen gehören in eine Compliance-Richtlinie?

Eine Compliance-Richtlinie sollte (unter anderem) folgende Punkte enthalten:

Branchenbesonderheiten beachten

Ein Unternehmen der Gesundheitsbranche steht vor anderen Risiken als ein Baubetrieb, in einem lokalen Betrieb drohen andere Verstöße als in einem internationalen Konzern. Compliance-Regeln müssen die Besonderheiten der Branche ebenso berücksichtigen wie die individuellen Gegebenheiten im Unternehmen.

Zweifelsfälle gibt es trotzdem

Zweifelsfälle lassen sich allerdings auch durch Compliance-Regeln nicht vollständig ausräumen. Nehmen wir an, unser Beispiel mit dem teuren Blumenstrauß betrifft eine Klinik-Mitarbeiterin und einen Medizintechnik-Hersteller. Bereits als die Paragraphen §§ 299a, 299b StGB zur Korruption im Gesundheitswesen eingeführt wurden, gab es Diskussionen darüber, ob eine Bagatellgrenze für die Annahme eines Vorteils existiert. (Aus Sicht des Staatsanwalts ist der Blumenstrauß ein solcher Vorteil.) Nach der Gesetzesbegründung sollen „geringfügige“ und „allgemein übliche“ Geschenke weiterhin zulässig sein. Was das bedeutet, ist jedoch nach wie vor nicht verlässlich geklärt.

In der Praxis kann man annehmen, dass spätestens bei einer Wertgrenze von 50 Euro die Grenze überschritten ist. Wenn die Compliance-Regeln der Klinik dementsprechend eine Wertgrenze für Geschenke in Höhe von 50 Euro vorsehen, dann muss die Mitarbeiterin einschätzen, ob der ihr überreichte Strauß wertmäßig noch innerhalb des Erlaubten liegt, und im Zweifel intern klären, ob sie ihn annehmen darf oder nicht.

Compliance-Regeln müssen den Mitarbeitern praktische Antworten auf praktische Fragen liefern.

Entscheidungsinstanz für Zweifelsfälle

 Für Zweifelsfälle braucht es eine Entscheidungsinstanz im Unternehmen, die die Arbeitnehmer fragen können. Diese muss in den Compliance-Regeln benannt sein, ebenso muss ein klarer Ablauf für das Einholen der Entscheidung festgelegt sein.

Derjenige, der intern für solche Compliance-Zweifelsfragen zuständig ist, sollte seinerseits bei Bedarf Auskunft von einem Rechtsanwalt einholen, der die Rechtlage genau kennt. Ein einzelner Blumenstrauß wird zwar keinen Anruf beim Anwalt notwendig machen. Das ist jedoch anders, wenn ein Interessenskonflikt von Mitgliedern der Geschäftsführung vorliegen könnte oder wenn ein möglicher Compliance-Verstoß arbeitsrechtliche Folgen hat.

Als Anwalt mit den Schwerpunkten Wirtschaftsstrafrecht und Compliance-Beratung kann ich Sie gezielt und kompetent beraten.

Ganz entscheidend: die Einführung und Umsetzung

Ohne konsequente Umsetzung in die Praxis bleiben Compliance-Regeln zahnlos. Die Einführung der Compliance-Regeln ist in erster Linie Aufgabe der Unternehmensführung. Sie sollte die Einführung deshalb selbst übernehmen.

Am besten sind abteilungs- oder bereichsweise Präsentationen geeignet. Dann können Mitarbeiter gleichzeitig ihre Fragen zu den Regelungen stellen. Parallel dazu muss jeder Mitarbeiter die Möglichkeit haben, die Compliance-Regeln jederzeit nachzulesen, ob sie nun in Papierform ausgehändigt oder im Intranet des Unternehmens veröffentlicht werden.

Viele konkrete Fragen zu den einzelnen Regelungen treten allerdings erst nach und nach im Laufe der Umsetzung auf. Dann können weitere Schulungsmaßnahmen sinnvoll sein. Nicht selten zeigt sich auch, dass Regelungen umformuliert werden müssen, weil sie missverständlich sind oder sich in der Praxis nicht bewähren.

Mit dem Vorstellen und Veröffentlichen ist es allerdings nicht getan. Werden die Compliance-Regeln von der Geschäftsführung nicht vorgelebt, bleiben sie Theorie.

Code of Conduct: Die Werte des Unternehmens festschreiben

Teil eines Compliance-Systems kann auch ein Code of Conduct sein, ein Verhaltenskodex, der in erster Linie der Selbstverpflichtung des Unternehmens dient. Zu den einschlägigen Regelwerken gehört beispielweise der Deutsche Corporate Governance Kodex.

Grundsätzlich kann ein solcher Verhaltenskodex die bereits genannten Compliance-Regeln enthalten. In der Regel geht der Code of Conduct jedoch noch ein Stück weiter. Eine seiner Hauptfunktionen ist es, Werte und Grundüberzeugungen des Unternehmens widerzuspiegeln. So kann sich ein Unternehmen dazu verpflichten, beim Einkauf von Produkten auf eine von Kinderarbeit freie Lieferkette oder auf ressourcen- und umweltverträglich gewonnene Ressourcen zu achten, ein Schmuck-Händler kann sich darauf festlegen, keine Blut-Diamanten aus Afrika anzubieten etc. Auch Werte, die innerhalb des Unternehmens gelebt werden, kann der Code of Conduct festschreiben, beispielsweise das soziale Miteinander oder ein Bekenntnis zu Diversität und Gleichberechtigung.

Ein Code of Conduct sollte auch auf mögliche arbeitsrechtliche Folgen hin betrachtet werden. Als s Fachanwalt für Arbeitsrecht kann ich Sie zu diesem Punkt ebenfalls beraten.