Betriebsprüfung durch Finanzamt und Rentenversicherung – das gilt es zu beachten

Bei der Betriebsprüfung handelt es sich um eine behördliche Maßnahme, welche die Kontrolle unternehmensinterner Vorgänge und Dokumente zum Gegenstand hat. Neben dem Finanzamt führen auch die Rentenversicherungsträger Betriebsprüfungen durch. Entsprechend unterschiedlich sind die Zielrichtungen. Wie eine Betriebsprüfung jeweils abläuft und was es dabei zu beachten gilt, erfahren Sie im Folgenden.

I. Betriebsprüfung durch das Finanzamt

Die steuerrechtliche Betriebsprüfung durch das Finanzamt ist ein Unterfall der sogenannten Außenprüfung. Durch diese Namensgebung will der Gesetzgeber klarstellen, dass nicht nur Betriebe von den Finanzbehörden aufgesucht werden können. In der Praxis ist die Betriebsprüfung jedoch der häufigste Fall der Außenprüfung.

Die einschlägigen Vorschriften finden sich in den §§ 193 – 207 der Abgabenordnung (AO). Des Weiteren hat das Bundesfinanzministerium die Betriebsprüfungsordnung erlassen. Dabei handelt es sich nicht um ein Gesetz, sondern um eine allgemeine Verwaltungsvorschrift. Sie konkretisiert die Bestimmungen der AO und soll einen gleichmäßigen Ablauf der Betriebsprüfungen gewährleisten.

1. Sinn und Zweck

Mit der Durchführung einer steuerrechtlichen Betriebsprüfung verfolgt die Finanzverwaltung das Ziel, Steuern gleichmäßig und nach Maßgabe der Gesetze festzusetzen. Vor allem will das Finanzamt Steuerhinterziehung vermeiden. Zu diesem Zwecke haben die Steuerprüfer die Besteuerungsgrundlagen des Steuerpflichtigen zu dessen Gunsten wie Ungunsten zu ermitteln und zu prüfen.

2. Welche Betriebe werden überprüft?

Bayerische Unternehmen sollten sich trotz einer Unterbesetzung der bayerischen Steuerverwaltung nicht in falscher Sicherheit wähnen. Denn grundsätzlich kann jedes Unternehmen einer Betriebsprüfung unterzogen werden.

Die Wahrscheinlichkeit, Besuch von Steuerprüfern zu bekommen, hängt zum einen von der Größe des Unternehmens ab. Kleinunternehmen geraten seltener in den Fokus der Finanzämter als große Konzerne.

Zum anderen haben Unternehmen es zu einem erheblichen Teil selbst in der Hand, ob sie Ziel einer steuerrechtlichen Betriebsprüfung werden. Je sorgfältiger und gewissenhafter sie Ihre Buchführungs- und Steuerpflichten erfüllen, desto weniger Anlass hat das Finanzamt, unternehmensinterne Vorgänge genauer zu begutachten und Verdacht auf etwaige Unregelmäßigkeiten zu schöpfen. Solche Anlässe bieten namentlich:

  • unplausible, verspätet oder gar überhaupt nicht eingereichte Steuererklärungen
  • jährlich stark schwankende Gewinne
  • hohe Steuernachzahlungen in der Vergangenheit
  • sowie nicht entrichtete Steuern.

3. Voraussetzungen

Die Außenprüfung stellt einen erheblichen Rechtseingriff dar. Deshalb müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein, damit das Finanzamt eine Betriebsprüfung durchführen darf.

3.1 Zulässigkeit

Die Außenprüfung ist gemäß § 193 Absatz 1 AO ohne weiteres bei vier Gruppen von Steuerpflichtigen zulässig. Dies sind:

  1. Gewerbetreibende
  2. Inhaber eines land- und forstwirtschaftlichen Betriebs
  3. Freiberufler
  4. Steuerpflichtige, die pro Kalenderjahr mehr als 500.000 Euro aus einer sog. Überschusseinkunftsart verdienen. Damit werden Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit, aus Kapitalvermögen, aus Vermietung und Verpachtung sowie sonstige Einkünfte gem. § 22 EStG bezeichnet.

§ 193 Absatz 2 AO erweitert sodann den Kreis der Steuerpflichtigen, bei denen das Finanzamt eine Außenprüfung durchführen kann. Dadurch kommt zum Ausdruck, dass die Begriffe Außen- und Betriebsprüfung zwar in den meisten Fällen – aber nicht immer – synonym sind. So können etwa auch Steuerpflichtige in den Fokus der Steuerprüfer geraten, die verpflichtet sind, für Rechnung eines anderen Steuern einzubehalten und abzuführen (typischerweise Arbeitgeber mit Blick auf die Lohnsteuer ihrer Angestellten). Aber auch wer seinen allgemeinen Mitwirkungspflichten beim Besteuerungsverfahren nicht nachkommt, kann das Finanzamt im Außendienst auf den Plan rufen.

3.2 Prüfungsanordnung

Den persönlichen, sachlichen und zeitlichen Prüfungsumfang bestimmt das Finanzamt im Wege einer Prüfungsanordnung. Diese sowie den voraussichtlichen Beginn der Betriebsprüfung und die Namen der Steuerprüfer muss das Finanzamt dem Steuerpflichtigen angemessene Zeit vor dem Beginn der Betriebsprüfung schriftlich oder elektronisch bekanntgeben. Nur in Ausnahmefällen, z.B. wenn andernfalls der Prüfungszweck vereitelt würde, darf diese Bekanntgabe unterbleiben.

Wenn der Steuerpflichtige gewichtige Gründe darlegen kann, warum die Betriebsprüfung auf einen anderen Zeitpunkt verlegt werden soll, soll das Finanzamt diesem Begehren auf Antrag des Steuerpflichtigen nachkommen. Solche Gründe können beispielsweise in einer krankheits- oder urlaubsbedingten Abwesenheit des Betriebsinhabers, des Steuerberaters oder anderer wichtiger Ansprechpartner liegen.

4. Was wird geprüft?

Was den Umfang der Betriebsprüfung betrifft, hat das zuständige Finanzamt einen erheblichen Ermessens- und Gestaltungsspielraum. Denn es kann die Prüfung auf eine oder mehrere Steuerarten begrenzen; gleiches gilt für die Besteuerungszeiträume. Eine Betriebsprüfung kann sich aber auch auf bestimmte Sachverhalte beschränken.

Geleitet vom Ziel, eine gleichmäßige Besteuerung sicherzustellen, dürfen die Steuerprüfer grundsätzlich alle Dokumente und Vorgänge des Unternehmens unter die Lupe nehmen, die steuerlich relevant sein könnten. Von Interesse ist insbesondere die gesamte Finanzbuchhaltung.

Umfasst davon sind etwa Dokumente über

  • die Umsatzsteuer
  • Verträge
  • Fahrtenbücher
  • Privatentnahmen
  • das Kassenbuch
  • u.v.m.

5. Ablauf und Dauer der Betriebsprüfung

  • Anmeldung: Falls das zuständige Finanzamt nicht den Verdacht der Steuerhinterziehung hegt, kontaktiert es meist zu einem angemessenen Zeitpunkt vor der Betriebsprüfung das Unternehmen telefonisch. In diesem Telefonat teilt das Finanzamt mit, wo und wann die Betriebsprüfung stattfinden soll. Grundsätzlich suchen die Steuerprüfer das Unternehmen auf. Ausnahmsweise kann eine Betriebsprüfung auch beim Steuerberater oder im Finanzamt stattfinden.
  • Anschließend ergeht auf schriftlichem oder elektronischem Wege die Prüfungsanordnung. Bis zu deren Zustellung ist eine strafbefreiende Selbstanzeige möglich. Nicht zuletzt deshalb sollte unmittelbar nach dem eröffnenden Telefonat ein Steuerberater und/oder ein spezialisierter Rechtsanwalt für Steuerrecht kontaktiert werden.
  • Sobald die Steuerprüfer erscheinen, haben sie sich unverzüglich auszuweisen. Sie sind während der Betriebsprüfung verpflichtet, den Steuerpflichtigen über festgestellte Sachverhalte und deren potentielle steuerlichen Auswirkungen zu unterrichten, falls damit keine Beeinträchtigung von Zweck und Ablauf der Betriebsprüfung zu befürchten ist.
Den Steuerpflichtigen treffen bestimmte Mitwirkungspflichten bei der Betriebsprüfung. So muss er etwa Auskünfte erteilen, Dokumente bereitstellen und Erläuterungen abgeben. Überdies ist er verpflichtet, den Steuerprüfern für die Dauer der Betriebsprüfung einen Raum oder Arbeitsplatz unentgeltlich zur Verfügung zu stellen.
  • Die Betriebsprüfung endet regelmäßig mit einer Schlussbesprechung, es sei denn, der Steuerpflichtige verzichtet darauf oder es haben sich keine Änderungen der Besteuerungsgrundlagen ergeben. Nach der Betriebsprüfung ergeht ein Prüfungsbericht, in welchem dem Steuerpflichtigen die getroffenen Feststellungen in tatsächlicher und rechtlicher Hinsicht schriftlich mitgeteilt werden.

Eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt kann auch in elektronischer Form vorgenommen werden. Dabei nimmt der Betriebsprüfer Einsicht in die digitalen Daten der Buchhaltung.

Je nach Umfang der zu prüfenden Unterlagen und den Beanstandungen seitens des Steuerprüfers kann die Dauer einer Betriebsprüfung von wenigen Stunden bis hin zu mehreren Wochen reichen.

II. Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung

Nicht nur die Finanzämter führen Betriebsprüfungen durch. Auch die Träger der Rentenversicherung kontrollieren Unterlagen und Vorgänge in Unternehmen. Dabei handeln sie auf der Rechtsgrundlage des § 28p des vierten Buches des Sozialgesetzbuches (SGB IV).

Danach sind die Rentenversicherungsträger verpflichtet, bei jedem Arbeitgeber in Deutschland wenigstens alle vier Jahre eine Betriebsprüfung durchzuführen.

Vergleicht man die Betriebsprüfung durch das Finanzamt mit jener durch die Rentenversicherung, ergeben sich Unterschiede und Gemeinsamkeiten.

1. Sinn und Zweck

Die Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung hat zum Ziel, die ordnungsgemäße Berechnung und Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen sicherzustellen. Damit sind die Beiträge für die „fünf Säulen der Sozialversicherung” (Kranken-, Unfall-, Pflege-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung) gemeint. Des Weiteren prüfen die Rentenversicherungsträger u.a., ob Arbeitgeber ihre Meldepflichten erfüllen und ob die Künstlersozialabgabe ordnungsgemäß abgeführt wird.

2. Was wird geprüft?

Ähnlich wie bei der Betriebsprüfung durch das Finanzamt können die Prüfer der Rentenversicherung sämtliche Dokumente prüfen, die mit Blick auf den Prüfungszweck von Bedeutung sind. Konkret stehen Unterlagen mit sozialversicherungsrechtlicher Relevanz im Fokus.

Dies sind:

  • die Finanzbuchhaltung
  • Anstellungsverträge
  • Tarifverträge
  • Kassenbücher
  • Abrechnungsunterlagen für freie Mitarbeiter
  • Lohn- und Gehaltskonten von Arbeitnehmern
  • u.v.m.

3. Ablauf und Dauer der Betriebsprüfung

Bei Ablauf und Dauer bestehen gewisse Parallelen zur steuerrechtlichen Betriebsprüfung.

  • Ankündigung: Die Prüfung soll einen Monat und muss mindestens 14 Tage vorher angekündigt werden. Bei Vortrag eines wichtigen Grundes kann der Termin verschoben werden. Einer Ankündigung bedarf es dann nicht, wenn der Rentenversicherungsträger den begründeten Verdacht hegt, dass der Arbeitgeber Sozialversicherungsbeiträge hinterzogen hat. Eine förmliche Prüfungsanordnung wie bei der Außenprüfung ist bei der Sozialversicherungsprüfung indes nicht erforderlich.
  • Prüfungsort: Die Prüfung erfolgt in der Regel in den Geschäftsräumen des Arbeitgebers. Dort hat er dem Prüfer – insoweit analog zur Betriebsprüfung durch das Finanzamt – unentgeltlich einen Arbeitsplatz zu stellen. Ausnahmsweise findet die Prüfung beim Steuerberater statt, falls dieser mit den sozialversicherungsrechtlichen Fragen des Arbeitgebers beauftragt ist. Im Gegensatz zur Betriebsprüfung durch das Finanzamt besteht bei der Sozialversicherungsprüfung überdies die Möglichkeit, eine Betriebsprüfung vor Ort zu vermeiden. Wenn ein Betrieb nämlich weniger als 20 Beschäftigte hat, kommt eine sogenannte Vorlageprüfung in Betracht. Dabei werden die erforderlichen Dokumente an die Deutsche Rentenversicherung geschickt. Dies kann – sofern entsprechende Software vorhanden ist – auch im Wege elektronischer Übermittlung geschehen. Die Rentenversicherung stellt hierfür die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung („euBP”) bereit.
  • Im Anschluss an die Betriebsprüfung erfolgt ein Abschlussgespräch. Darin erfährt der Arbeitgeber vom Betriebsprüfer, ob eine Pflicht zur Beitragsnachzahlung besteht oder ein Recht auf Beitragserstattung. Die tatsächlichen und rechtlichen Gründe hierfür hat der Prüfer zu benennen. Außerdem hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, seine abweichende Ansicht zu einzelnen Prüfungsergebnissen zu äußern.
  • Innerhalb von zwei Monaten erhält der Arbeitgeber von der Rentenversicherung sodann eine schriftliche Mitteilung über das Ergebnis der Betriebsprüfung. Im Falle einer festgestellten Nachzahlungspflicht ergeht zusätzlich ein Nachzahlungsbescheid.

Die Dauer der Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung variiert je nach Betriebsgröße und Prüfungsaufwand. Bei Kleinunternehmen dauert eine Sozialversicherungsprüfung meist nicht länger als einen Tag. Sie erfolgt dabei innerhalb der betrieblichen Arbeitszeit. Die Prüfer sind jedoch angehalten, die internen Abläufe so wenig wie möglich zu stören.

III. Unterschiede zwischen beiden Arten der Betriebsprüfung

Trotz einiger Gemeinsamkeiten bestehen wesentliche Unterschiede zwischen der Betriebsprüfung durch das Finanzamt und jener durch die Rentenversicherung.

Unterschiede zwischen den Betriebsprüfungen von Finanzamt und Rentenversicherung

IV. Tipps zum Verhalten vor und nach einer Betriebsprüfung

Bei beiden Arten der Betriebsprüfung empfiehlt es sich, Vorkehrungen zum möglichst reibungslosen Ablauf zu treffen.

In der Prüfungsanordnung bestimmt das Finanzamt, welche Steuerarten und welche Besteuerungszeiträume es prüfen wird. Entsprechend verhält es sich mit der Ankündigung des Rentenversicherungsträgers hinsichtlich der Sozialversicherungsprüfung. Dort wird bestimmt, welche Sachverhalte und Vorgänge geprüft werden sollen. Anhand dieser Informationen sollten Sie bereits vorab die entsprechenden Dokumente heraussuchen.

Sorgen Sie stets für Ordnung in Ihren Unterlagen. Eine lückenlose Dokumentation und Buchführung vereinfacht die Prüfung und reduziert die Prüfungsdauer. Nicht zuletzt minimieren Sie mit hinreichender Ordnung auch das Fehlerrisiko.

Die Hinzuziehung eines Fachanwalts für Steuerrecht ist zwar nicht obligatorisch, aber dringend zu empfehlen. Denn in sämtlichen Stadien des Betriebsprüfungsverfahrens lauern für den Steuerpflichtigen Gefahren, die ohne den Beistand eines spezialisierten Rechtsanwalts unumkehrbare negative Folgen haben können. Ein erfahrener Steueranwalt leistet bei einer Betriebsprüfung in vielfältiger Weise Unterstützung.

Zentral sind insoweit die folgenden Tätigkeitsbereiche:

  • Beratung und Risikoanalyse im Vorfeld einer möglichen Betriebsprüfung
  • Wasserdichte Formulierung und Erstattung einer strafbefreienden Selbstanzeige
  • Vorbereitung der Betriebsprüfung nach Eingang der Prüfungsanordnung sowie (in Ausnahmefällen) Anfechtung der Prüfungsanordnung
  • Begleitung der Betriebsprüfung am Prüfungsort
  • Abwehr rechtswidriger Maßnahmen von Betriebsprüfern
  • Widerlegung von Hinzuschätzungen
  • Rechtliche Vertretung im Nachgang einer Betriebsprüfung (Einspruchsverfahren und Prozessvertretung, Abschluss tatsächlicher Verständigungen mit dem Finanzamt)

Bemühen Sie sich um einen respektvollen und sachlichen Umgang mit dem Steuerprüfer. Smalltalk sollten Sie jedoch so weit es geht vermeiden bzw. dem Steuerberater überlassen. Denn dabei können leicht unbedachte Äußerungen fallen, die den Prüfer hellhörig werden lassen.

Schließlich sollten Sie vorab Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen (z.B. aus der Buchhaltung) bestimmen und diese dem Steuerprüfer mitteilen. So vermeiden Sie während der Betriebsprüfung Unklarheiten.

V. Fazit

  • Zur Vermeidung von Steuerhinterziehung und zur Gewährleistung der Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen führen die Finanzbehörden und Rentenversicherungsträger Betriebsprüfungen durch.
  • Finanzämter sind nicht gesetzlich zur Durchführung von Betriebsprüfungen verpflichtet. Die Wahrscheinlichkeit, Ziel einer steuerrechtlichen Betriebsprüfung zu werden, hängt daher von der Unternehmensgröße und der Gewissenhaftigkeit bei der Erfüllung steuerlicher Pflichten ab.
  • Die Rentenversicherungsträger müssen mindestens alle vier Jahre eine Betriebsprüfung bei allen Arbeitgebern in Deutschland durchführen.
  • Eine professionelle Vorbereitung auf die Betriebsprüfung erfordert es, sich mit dem Ablauf einer Betriebsprüfung vertraut zu machen. Vorherige Maßnahmen und die Befolgung zweckmäßiger Verhaltensregeln gewährleisten einen reibungslosen Ablauf der Betriebsprüfung.
  • Die Hinzuziehung eines spezialisierten Fachanwalts für Steuerrecht ist in jedem Stadium einer Betriebsprüfung von großem Vorteil. Durch frühzeitige anwaltliche Unterstützung können negative steuer- und strafrechtliche Folgen vermieden werden. Während und nach einer Betriebsprüfung sorgt ein erfahrener Rechtsanwalt dafür, dass die Interessen und Rechte des Steuerpflichtigen optimal gewahrt und durchgesetzt werden.

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