Lohnsteuer – Arbeitgeberpflichten erfüllen, Haftung vermeiden

Die Lohnsteuer ist keine Steuer des Arbeitgebers, aber seine Pflicht. Er muss sie für jeden Arbeitnehmer einbehalten, anmelden und abführen – und haftet, wenn er dabei Fehler macht. Gerade bei Sachbezügen, der Abgrenzung von Selbständigkeit und Beschäftigung oder der Behandlung von Zuschlägen entstehen schnell Nachforderungen, die in der Lohnsteuer-Außenprüfung gebündelt geltend gemacht werden und erhebliche Summen erreichen können.

Zum Jahreswechsel 2025/2026 haben sich zahlreiche Werte verändert. Der gesetzliche Mindestlohn ist zum 1. Januar 2026 auf 13,90 Euro je Stunde gestiegen, die Sachbezugswerte und die Entfernungspauschale wurden angepasst. Die Entfernungspauschale beträgt seit dem 1. Januar 2026 einheitlich 38 Cent ab dem ersten Kilometer. Solche Änderungen müssen in der Lohnabrechnung korrekt umgesetzt werden.

Dieser Beitrag erläutert die lohnsteuerlichen Pflichten des Arbeitgebers, den rechtlichen Rahmen, die typischen Streitpunkte und den Ablauf von Nachschau und Prüfung. Er richtet sich an Arbeitgeber, Geschäftsführer und Personalverantwortliche sowie an alle, die lohnsteuerliche Haftungsrisiken begrenzen wollen.

Was bedeutet Lohnsteuer?

Die Lohnsteuer ist eine besondere Erhebungsform der Einkommensteuer. Schuldner ist der Arbeitnehmer; der Arbeitgeber muss sie aber vom Arbeitslohn einbehalten, in der Lohnsteuer-Anmeldung erklären und an das Finanzamt abführen. Erfasst werden nicht nur Geldzahlungen, sondern auch geldwerte Vorteile wie die private Nutzung eines Dienstwagens, Sachbezüge, Zuschüsse und bestimmte Zuwendungen.

Adressat der Pflichten ist der Arbeitgeber. Er haftet für die richtige Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer (§ 42d EStG) und kann auch dann in Anspruch genommen werden, wenn er Beträge zu niedrig angesetzt hat. Bei Kapitalgesellschaften kann zusätzlich der Geschäftsführer persönlich in die Haftung geraten.

Rechtlicher Rahmen

Maßgeblich sind die Vorschriften des Einkommensteuergesetzes zur Lohnsteuer, ergänzt durch die Lohnsteuer-Durchführungsverordnung und die Lohnsteuer-Richtlinien. Zentrale Themen sind der Begriff des Arbeitslohns, die Bewertung von Sachbezügen, die Pauschalierung der Lohnsteuer in bestimmten Fällen und die Haftung des Arbeitgebers nach § 42d EStG.

Als Kontrollinstrumente dienen die Lohnsteuer-Außenprüfung und die Lohnsteuer-Nachschau nach § 42g EStG, die ohne vorherige Ankündigung erfolgt. Werden Beschäftigungsverhältnisse falsch eingeordnet, drohen neben lohnsteuerlichen Nachforderungen auch sozialversicherungsrechtliche Folgen und der Vorwurf des Vorenthaltens von Arbeitsentgelt.

Aktuelle Entwicklungen: neue Werte ab 2026

Zum Jahreswechsel haben sich mehrere für die Lohnabrechnung wesentliche Werte geändert:

• Mindestlohn ab 1. Januar 2026: Der gesetzliche Mindestlohn beträgt 13,90 Euro je Stunde; dies wirkt sich auch auf geringfügige Beschäftigung aus.
• Entfernungspauschale: Seit dem 1. Januar 2026 gelten einheitlich 38 Cent ab dem ersten Kilometer; die frühere Staffelung ab dem 21. Kilometer entfällt.
• Sachbezugswerte 2026: Der Wert für Mahlzeiten beträgt 345 Euro im Monat, für freie Unterkunft 285 Euro im Monat; diese Werte sind bei der Bewertung geldwerter Vorteile zu beachten.
• Grundfreibetrag und Bemessungsgrenzen: Der Grundfreibetrag und die Beitragsbemessungsgrenzen wurden 2026 angehoben, was Lohnabrechnung und Pauschalierung berührt.

Praxishinweis: Geänderte Werte sollten zum Jahresbeginn vollständig in die Entgeltabrechnung übernommen werden. Werden Sachbezüge oder Zuschläge über Jahre falsch bewertet, summieren sich die Differenzen und werden in der Lohnsteuer-Außenprüfung für den gesamten Prüfungszeitraum nachgefordert.

Die Grundlagen im Überblick

Vier Fragen bestimmen in der Praxis fast jeden lohnsteuerlichen Sachverhalt:

1. Liegt überhaupt Arbeitslohn vor, oder handelt es sich um eine steuerfreie oder pauschalierbare Leistung?
2. Ist eine Tätigkeit als abhängige Beschäftigung oder als Selbständigkeit einzuordnen?
3. Werden geldwerte Vorteile zutreffend bewertet und versteuert?
4. Drohen aus Fehlern eine Arbeitgeberhaftung oder weitergehende Folgen?

Die Antworten entscheiden über die Höhe von Nachforderungen, über das persönliche Haftungsrisiko der Verantwortlichen und über das Risiko eines Ermittlungsverfahrens.

Sachbezüge, Zuschläge und geldwerte Vorteile

Ein großer Teil der Streitpunkte betrifft nicht das Gehalt, sondern Zusatzleistungen: Dienstwagen, Mahlzeiten, Gutscheine, Zuschüsse zu Fahrt- und Kinderbetreuungskosten, Bewirtung oder steuerfreie Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit. Jede dieser Leistungen ist nach eigenen Regeln zu bewerten und teilweise pauschal zu versteuern. Fehler bei der Einordnung führen regelmäßig zu Nachforderungen, weil die Prüfung den gesamten Zeitraum erfasst.

Achtung: Steuerfreie Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit sind nur unter engen Voraussetzungen begünstigt. Pauschale Abschlagszahlungen ohne Bezug zu tatsächlich geleisteten Stunden werden in der Prüfung häufig beanstandet und nachversteuert.

Scheinselbständigkeit und Statusfragen

Besonders heikel ist die Abgrenzung zwischen freier Mitarbeit und abhängiger Beschäftigung. Wird ein vermeintlich Selbständiger tatsächlich wie ein Arbeitnehmer eingesetzt, drohen die Nachzahlung von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen, oft für mehrere Jahre, sowie der strafrechtliche Vorwurf des Vorenthaltens von Arbeitsentgelt. Die Einordnung richtet sich nach dem Gesamtbild der Tätigkeit, nicht nach der Bezeichnung im Vertrag.

Das Verfahren: Nachschau, Prüfung und Beschuldigtenrechte

Die Lohnsteuer-Nachschau nach § 42g EStG erfolgt ohne Ankündigung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten und dient der zeitnahen Kontrolle, ob Lohnsteuer ordnungsgemäß einbehalten und abgeführt wird. Sie kann ohne gesonderte Anordnung in eine Lohnsteuer-Außenprüfung übergehen. Verdichtet sich der Verdacht einer Steuerstraftat, gilt das Recht, sich nicht selbst belasten zu müssen.

Praxishinweis: Findet eine Lohnsteuer-Nachschau statt, gilt: Ausweis der Prüfer verlangen, nur die geforderten lohnsteuerlich relevanten Unterlagen geordnet vorlegen, den Ablauf dokumentieren und bei Haftungsfragen frühzeitig rechtliche Unterstützung hinzuziehen. Spontane Erklärungen zu Statusfragen sollten unterbleiben.

Typische Risikofelder – und wie sie sich vermeiden lassen

Falsch bewertete Sachbezüge. Dienstwagen, Gutscheine und Mahlzeiten werden häufig fehlerhaft angesetzt. Eine regelmäßige Überprüfung beugt Nachforderungen vor.

Scheinselbständigkeit. Freie Mitarbeit kann sich als abhängige Beschäftigung erweisen. Der Status sollte vorab geklärt werden.

Unzulässige Zuschläge. Steuerfreie Zuschläge ohne Stundennachweis werden nachversteuert.

Veraltete Werte in der Abrechnung. Nicht übernommene Änderungen wirken über den gesamten Prüfungszeitraum fort.

Was Arbeitgeber jetzt beachten sollten

Aktuelle Werte umsetzen. Mindestlohn, Sachbezugswerte und Pauschalen sollten zum Jahresbeginn vollständig übernommen werden.

Statusfragen vorab klären. Bei freier Mitarbeit empfiehlt sich eine Prüfung, bevor das Risiko sich über Jahre aufbaut.

Zusatzleistungen dokumentieren. Eine saubere Dokumentation ist die beste Vorbereitung auf die Prüfung.

Bei Nachschau und Prüfung geordnet vorgehen. Mitwirkung ja, aber nach rechtlicher Einordnung und ohne vorschnelle Erklärungen.

Wir beraten und vertreten Sie

Wir beraten Arbeitgeber und Geschäftsführer in allen lohnsteuerlichen Fragen, prüfen die Behandlung von Sachbezügen und Zuschlägen, klären Statusfragen und begleiten Lohnsteuer-Nachschau und Außenprüfung. Im Streitfall vertreten wir Sie im Einspruchs- und finanzgerichtlichen Verfahren, wehren Haftungsbescheide ab und verteidigen Sie in steuerstrafrechtlichen Verfahren – diskret, spezialisiert und mit Durchsetzungskraft.