GoBD und Datenzugriff in der Betriebsprüfung (§ 147 Abs. 6 AO): Rechte des Prüfers und Grenzen für Unternehmen

Bei einer Betriebsprüfung geht es längst nicht mehr nur um Aktenordner. Die Finanzverwaltung greift heute digital auf die Buchführung zu und wertet Daten maschinell aus. Grundlage sind die GoBD und das Recht auf Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO. Wer die Regeln kennt, kann eine Prüfung ordnungsgemäß begleiten und zugleich die Grenzen des Zugriffs wahren. Dieser Beitrag ordnet die wichtigsten Pflichten und Rechte ein.

1. Was sind die GoBD?

GoBD steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Es handelt sich um eine Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen, welche die gesetzlichen Anforderungen der §§ 145 bis 147 AO für die digitale Buchführung konkretisiert.

Zentrale Anforderungen sind die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, die Vollständigkeit, die Richtigkeit, die zeitgerechte Buchung, die Ordnung und die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen. Änderungen an gebuchten Daten müssen protokolliert und nachvollziehbar bleiben.

2. Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO

§ 147 AO verpflichtet zur Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen. Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege sind grundsätzlich aufzubewahren; für Belege und bestimmte Unterlagen gelten die gesetzlich vorgesehenen Fristen. Elektronisch erstellte oder empfangene Unterlagen müssen in ihrer ursprünglichen Form maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Ein Ausdruck genügt nicht, wenn die Unterlage originär digital vorlag.

Hinweis: Wer Aufzeichnungen nicht ordnungsgemäß führt oder aufbewahrt, riskiert die Verwerfung der Buchführung und damit eine Schätzung durch das Finanzamt. Formelle Mängel können so unmittelbar zu höheren Steuern führen.

3. Die drei Formen des Datenzugriffs

§ 147 Abs. 6 AO gibt der Finanzverwaltung das Recht, im Rahmen einer Außenprüfung auf die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellten Daten zuzugreifen. Unterschieden werden drei Zugriffsarten:

• Z1 – unmittelbarer Zugriff: Der Prüfer greift selbst lesend auf das System zu und wertet die Daten am Bildschirm aus. Er darf dabei nur lesen, nicht verändern.
• Z2 – mittelbarer Zugriff: Das Unternehmen wertet die Daten nach den Vorgaben des Prüfers selbst aus und stellt die Ergebnisse bereit.
• Z3 – Datenträgerüberlassung: Die steuerrelevanten Daten werden dem Prüfer auf einem Datenträger in einem auswertbaren Format überlassen.

Welche Zugriffsart gewählt wird, bestimmt grundsätzlich die Finanzbehörde nach pflichtgemäßem Ermessen. In der Praxis ist die Datenträgerüberlassung (Z3) am häufigsten.

4. Grenzen des Datenzugriffs

Der Datenzugriff ist nicht unbegrenzt. Er erstreckt sich nur auf steuerrelevante Daten und nur auf die Zeiträume und Steuerarten, die von der Prüfungsanordnung erfasst sind. Rein private Daten oder nicht steuerrelevante Informationen sind nicht herauszugeben.

• Steuerrelevanz: Der Zugriff beschränkt sich auf Unterlagen mit steuerlicher Bedeutung. Eine pauschale Herausgabe des gesamten Systems ist nicht geschuldet.
• Prüfungsrahmen: Maßgeblich sind die in der Prüfungsanordnung genannten Zeiträume und Steuerarten.
• Kein Zugriff auf Dritte: Daten, die dem Berufsgeheimnis unterliegen oder Dritte betreffen, sind zu schützen.
• Verhältnismäßigkeit: Der Zugriff muss geeignet und erforderlich sein.

Praxistipp: Vor Überlassung eines Datenträgers empfiehlt sich eine Vorabkontrolle, damit nur steuerrelevante und vom Prüfungsrahmen erfasste Daten übergeben werden. Eine unstrukturierte Vollüberlassung sollte vermieden werden.

5. Folgen von Verstößen

Kommt der Steuerpflichtige seinen Mitwirkungspflichten beim Datenzugriff nicht nach, kann die Finanzverwaltung ein Verzögerungsgeld nach § 146 Abs. 2c AO festsetzen. Schwere formelle Mängel der Buchführung können zur Verwerfung führen. Umgekehrt sollten überschießende Zugriffsforderungen des Prüfers hinterfragt werden, weil auch die Finanzverwaltung an den gesetzlichen Rahmen gebunden ist.

6. Vorbereitung auf die digitale Prüfung

Unternehmen sollten frühzeitig sicherstellen, dass ihre Systeme GoBD-konform sind: eine Verfahrensdokumentation, ein wirksames internes Kontrollsystem, die revisionssichere Archivierung und die maschinelle Auswertbarkeit der Daten. Eine gute Vorbereitung reduziert nicht nur das Schätzungsrisiko, sondern auch die Angriffsfläche für strafrechtliche Vorwürfe, etwa im Zusammenhang mit einer Kassen-Nachschau nach § 146b AO.

7. Fazit

• Die GoBD konkretisieren die Anforderungen an die digitale Buchführung und Aufbewahrung nach den §§ 145 bis 147 AO.
• § 147 Abs. 6 AO gewährt der Finanzverwaltung den Datenzugriff in den drei Formen Z1, Z2 und Z3.
• Der Zugriff beschränkt sich auf steuerrelevante Daten innerhalb des Prüfungsrahmens.
• Private und nicht steuerrelevante Daten sowie Berufsgeheimnisse sind geschützt.
• Verstöße können ein Verzögerungsgeld oder die Verwerfung der Buchführung nach sich ziehen.
• Eine GoBD-konforme Vorbereitung mit Verfahrensdokumentation senkt das Schätzungs- und Strafbarkeitsrisiko.

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