Tax Compliance: Dank Tax CMS aus der Schusslinie

Ein Tax Compliance Management System, kurz Tax CMS, hilft Unternehmen dabei, ihre steuerlichen Pflichten systematisch zu erfüllen. Es verbindet klare Zuständigkeiten, festgelegte Abläufe und interne Kontrollen. So sollen steuerliche Fehler frühzeitig erkannt und möglichst vermieden werden. Der Begriff Tax Compliance steht für die Einhaltung steuerlicher Vorschriften. Man könnte auch sagen: Die Beachtung der Steuervorschriften wird Teil der DNA eines Unternehmens. Das Tax CMS schafft dafür den organisatorischen Rahmen.

Tax Compliance spielt auch aus meiner Sicht als Rechtsanwalt für Steuerstrafrecht und Fachanwalt für Steuerrecht eine große Rolle. Und zwar deshalb, weil ein im Unternehmen praktiziertes Tax Compliance Management wichtige Argumente liefern kann, um Vorwürfe und Schadenersatzforderungen gegen die Geschäftsführung abzuwehren.

Tax CMS: Tax Compliance mit System

Ein Tax Compliance Management System besteht aus Richtlinien, Verfahren und Kontrollen. Software kann diese unterstützen, ist aber nicht mit dem System selbst gleichzusetzen. Das Tax CMS soll überall im Unternehmen Sensibilität für Steuerrechtsfragen schaffen, auf Handlungsbedarf hinweisen und sinnvolle Abläufe sicherstellen, die Steuerverstöße möglichst verhindern.

Dabei geht es nicht nur um die rechtzeitige Zahlung von Steuern und Abgaben sowie um korrekte, vollständige Steuererklärungen. Das System erstreckt sich auch darauf, dass:

• Dokumente und Aufzeichnungen wie vorgeschrieben aufbewahrt werden,
• Fristen für Steuererklärungen und Einsprüche im Blick bleiben,
• kein Steuerbescheid ungeprüft zu den Akten wandert,
• steuerlich relevante Entscheidungen rechtzeitig erkannt und abgestimmt werden.

Deshalb darf ein Tax CMS nicht nur die Mitarbeiter aus der Buchhaltung erfassen. Es muss auch andere Abteilungen einbeziehen, deren Entscheidungen steuerrechtliche Folgen haben können.

Wo setzt ein Tax CMS im Unternehmensalltag an?

Steuerliche Risiken entstehen häufig dort, wo zunächst niemand an Steuern denkt. Ein Tax CMS soll dafür sorgen, dass solche Sachverhalte erkannt und rechtzeitig an die zuständige Stelle weitergegeben werden.

Zum Beispiel:

• Die Personalabteilung denkt über Sachleistungen für Mitarbeiter nach, um die Motivation zu beflügeln. Aber dabei können Lohnsteuer und Umsatzsteuer anfallen. Das muss geklärt werden.
• Angenommen, zu Produkten, die ins Ausland verkauft werden, gibt es digitale Schulungen und Support als Zusatzpaket. Solche Dienstleistungen können unter Umständen zur Umsatzsteuerpflicht im Inland führen. Diese Frage darf nicht unter den Tisch fallen.
• Überhaupt sollte stets klar sein, dass ein bestimmter Sachverhalt für Diskussionen mit dem Finanzamt sorgen könnte. Wenn sich das erst Jahre später bei einer Steuerprüfung herausstellt, muss man sich womöglich gleich noch mit einem Bußgeldverfahren wegen leichtfertiger Steuerverkürzung befassen.

Klare Melde- und Abstimmungswege im Tax CMS helfen, solche Fragen frühzeitig zu bearbeiten und die gewählte steuerliche Behandlung nachvollziehbar zu dokumentieren.

Welche Bereiche sollte ein Tax CMS abdecken?

Welche Schwerpunkte erforderlich sind, hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. Die folgenden Bereiche sind in der Praxis besonders relevant.

Umsatzsteuer

Das Umsatzsteuerrecht hält besonders viele Sonderfälle, Zweifelsfragen und Fallstricke bereit. Außerdem ist die Umsatzsteuer für Prüfer und Steuerfahndung ein wichtiges Thema.

Bei einer Umsatzsteuersonderprüfung werden nicht nur Umsatzsteuervoranmeldungen und Umsatzsteuererklärungen nachgeprüft. Auch Rechnungen, Leistungsnachweise, Anzahlungen und grenzüberschreitende Geschäfte können eine Rolle spielen.

Ein Tax CMS soll insbesondere sicherstellen, dass:

• Rechnungen die jeweils erforderlichen Pflichtangaben enthalten,
• Leistungen und Rechnungsbeträge zutreffend erfasst werden,
• Anzahlungen und Sonderfälle richtig behandelt werden,
• bei grenzüberschreitenden Geschäften die erforderlichen Prüfungen und Nachweise erfolgen.

Buchführungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten

Auf die Einhaltung der steuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten gemäß §§ 140 ff. AO sollte das Tax CMS ebenfalls ausgerichtet sein.

Da Bücher und Aufzeichnungen regelmäßig elektronisch geführt werden, sind insbesondere ihre Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit und ordnungsgemäße Aufbewahrung wichtig. Eine Verfahrensdokumentation beschreibt die relevanten Abläufe und eingesetzten Systeme unter Berücksichtigung der GoBD. Mängel können die Anerkennung der Buchführung gefährden und unter den gesetzlichen Voraussetzungen eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen ermöglichen.

Steuererklärungen und Steuerzahlungen

Umsatzsteuer-, Körperschaftsteuer- und Gewerbesteuererklärungen sowie die erforderlichen Steueranmeldungen müssen vollständig, richtig und fristgerecht eingereicht werden. Auch die jeweiligen Zahlungstermine sind einzuhalten. Andernfalls können beispielsweise Verspätungszuschläge bei verspäteten Erklärungen oder Säumniszuschläge bei verspäteten Zahlungen entstehen.

Ein Tax CMS hilft, die Termine einzuhalten, die Vorbereitungen dafür zu steuern und inhaltliche Fehler zu vermeiden. Außerdem geben die internen Richtlinien eine angemessene Dokumentation und Kontrolle vor. Das kann bei der nächsten Außenprüfung Aufwand und Rückfragen reduzieren.

Kassenführung

Finden sich Unregelmäßigkeiten bei der Kassenführung, können Zweifel an der Vollständigkeit und Richtigkeit der Aufzeichnungen entstehen. Je nach Art und Gewicht der Mängel drohen Hinzuschätzungen; bei entsprechenden Anhaltspunkten kommen auch steuerstrafrechtliche Ermittlungen in Betracht.

Ein Tax CMS soll auf Probleme aufmerksam machen, bevor es so weit kommt. Dazu gehören klare Vorgaben für die Erfassung, Aufbewahrung und Kontrolle der Kassendaten.

Verdeckte Gewinnausschüttungen

Für eine GmbH ist die verdeckte Gewinnausschüttung ein klassischer steuerlicher Risikobereich. Besonders Leistungen zwischen Gesellschaft und Gesellschaftern müssen sorgfältig geprüft werden.

Ein Tax CMS kann dieses Risiko reduzieren, indem es Prüfungen, Freigaben und Dokumentationspflichten für solche Geschäfte vorsieht. Es ersetzt jedoch nicht die rechtliche und steuerliche Bewertung der einzelnen Vereinbarung.

Ein Tax CMS einrichten und im Alltag umsetzen

Ein Tax CMS muss an den individuellen Bedarf des jeweiligen Unternehmens angepasst sein. Entscheidend sind unter anderem Größe, Branche, Geschäftsmodell und die Komplexität der steuerlichen Sachverhalte.

Zu einem funktionierenden System gehören insbesondere:

• die Erfassung wesentlicher steuerlicher Risiken,
• klare Zuständigkeiten und Vertretungsregelungen,
• festgelegte Prüf- und Freigabeprozesse,
• nachvollziehbare Dokumentation,
• Meldewege für Fehler und Zweifelsfragen,
• regelmäßige Kontrollen und Schulungen.

Sicher ist: Ein Tax CMS bringt nur dann Nutzen, wenn es wirklich gelebt wird und im Unternehmensalltag funktioniert. Deshalb ist es mit der Einrichtung allein nicht getan.

Das System muss laufend kontrolliert und bei Bedarf angepasst oder weiterentwickelt werden. Ändern sich beispielsweise Geschäftsmodell, Zuständigkeiten oder eingesetzte Software, müssen auch die steuerlich relevanten Abläufe überprüft werden. Außerdem sind Schulungen für die beteiligten Mitarbeiter unerlässlich.

„Du kommst aus dem Gefängnis frei“

Na gut – ganz so durchschlagend wie diese Ereigniskarte beim Monopoly wirkt ein Tax CMS nicht. Aber es kann im Fall der Fälle helfen, Vorwürfe gegen die Geschäftsleitung einzuordnen und zu entkräften. Das betrifft sowohl eine mögliche steuerstrafrechtliche Verantwortung als auch damit verbundene Haftungsfragen.

Ein Beispiel: Ein Unternehmen stellt fest, dass es eine bereits abgegebene Steuererklärung im Nachhinein berichtigen muss. Dabei kann sich die Frage stellen, ob lediglich eine Berichtigung nach § 153 AO erforderlich ist oder ob Anhaltspunkte für eine Steuerstraftat vorliegen und eine Selbstanzeige nach § 371 AO zu prüfen ist.

Hat die Geschäftsleitung nachweislich für ein funktionierendes und angemessenes Tax CMS gesorgt, kann dies gegen den Vorwurf vorsätzlichen oder leichtfertigen Handelns sprechen. Dokumentierte Zuständigkeiten und Kontrollen helfen dabei, nachzuvollziehen, wie der Fehler entstanden ist und wie das Unternehmen darauf reagiert hat.

Auch die Finanzverwaltung berücksichtigt diesen Zusammenhang: Im Anwendungserlass zu § 153 AO wird ein innerbetriebliches Kontrollsystem zur Erfüllung steuerlicher Pflichten ausdrücklich als mögliches Indiz gegen Vorsatz oder Leichtfertigkeit genannt.

Die Monopoly-Karte ersetzt das trotzdem nicht: Ein Tax CMS macht eine Korrektur nicht automatisch zur bloßen Berichtigung und schließt Ermittlungen nicht aus. Entscheidend bleiben die Umstände des Einzelfalls – und ob das System tatsächlich im Unternehmensalltag gelebt wurde.

Welchen Nutzen hat ein Tax CMS bei einer Betriebsprüfung?

Wenn das Finanzamt eine Betriebsprüfung durchführt, kann ein Tax CMS die Aufbereitung und Erläuterung der steuerlich relevanten Sachverhalte erleichtern.

Sind Zuständigkeiten, Abläufe und Entscheidungen gut dokumentiert, lassen sich Unterlagen gezielter bereitstellen und Rückfragen nachvollziehbar beantworten. Auch die Ursachen festgestellter Fehler können besser eingeordnet werden.

Dabei ist zu unterscheiden, ob Fehler auf individuellem Fehlverhalten, Lücken im System oder vertretbaren rechtlichen Einschätzungen beruhen. Aus einer unrichtigen Steuererklärung allein lässt sich nicht auf vorsätzliches oder leichtfertiges Handeln schließen.

Eine kürzere oder weniger intensive Prüfung ist mit einem Tax CMS nicht automatisch verbunden. Der praktische Vorteil liegt vor allem darin, dass das Unternehmen seine Prozesse und die Erfüllung seiner steuerlichen Pflichten nachvollziehbar darstellen kann.

Fazit: Ein Tax CMS muss zum Unternehmen passen

Ein Tax Compliance Management System verbindet steuerliche Anforderungen mit den täglichen Abläufen im Unternehmen. Es soll Risiken erkennbar machen, Zuständigkeiten klären und Fehler durch geeignete Kontrollen möglichst verhindern. Sein Nutzen hängt nicht allein von Richtlinien oder einer Software ab. Entscheidend ist, dass die vorgesehenen Abläufe tatsächlich angewendet, regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst werden.

Das gilt grundsätzlich auch für Compliance außerhalb des Steuerrechts. Den Zusammenhang von Compliance, Haftung und Schadenersatz erläutert ein eigener Beitrag.

Sie möchten ein Tax CMS einrichten oder Ihr bestehendes System rechtlich überprüfen lassen? Dabei unterstütze ich Sie gern. Weitere Informationen zu unserem Beratungsangebot erfahren Sie auf der Seite Tax-Compliance-Beratung für Unternehmen, darüberhinaus erreichen Sie mich unter 0941 2809 480 und 0170 44 11 444 oder unter kanzlei@bms-recht.de.